Videokonferenčni sistem kot storitev

Videokonference in sestanki na daljavo pospešeno osvajajo poslovni svet. A to je šele začetek, razvoj tehnologij računalniškega vida in umetne inteligence temu področju pripravlja pravo eksplozijo uporabniške izkušnje.

Število podjetij in organizacij, ki se pri svojem delu zanašajo na videokonference, je v zadnjih treh letih izjemno naraslo. Velike zasluge za to je imela resda pandemija koronavirusa, v kateri so podjetja ugotovila, da se na delovanje videokonferenčnih sistemov in storitev lahko zanesejo, obenem pa so dovolj enostavni za uporabo, da jih lahko uporablja sleherni zaposleni. Ne glede na to, ali gre za združevanje oddaljenih ekip (beri: zaposlenih, ki delajo na daljavo) ali za srečanja z dobavitelji in s strankami, videokonference podjetjem omogočajo osebne sestanke na dolge razdalje, ki v času pandemije niso bili mogoči.

K vse večjemu uveljavljanju videokonferenčnih storitev, ki pospešeno nadomeščajo sobne videokonferenčne sisteme, so seveda prispevali predvsem njihovi stroški. V preteklosti so bili zaradi visoke cene in kompleksnosti videokonferenčni sistemi (naj)primernejši za večje organizacije. Današnji sistemi pa so enostavni za namestitev, preprosto jih je uporabljati in so razmeroma poceni, kar je omogočilo njihovo uporabo podjetjem vseh velikosti.

Ker vse več ljudi dela na daljavo, videokonference pomagajo ekipam zaposlenih sodelovati na načine, ki jih klasični konferenčni klici ne morejo doseči. Pri videokonferenci lahko vidimo fizične geste in obrazno mimiko sogovornikov, poleg tega lahko delimo sliko zaslona/predstavitve, še več, naprednejše rešitve omogočajo celo interaktivno sodelovanje na prikazani vsebini.

Preprostost videokonferenc v obliki spletnih storitev je prav tako odprla vrata za njihovo širšo rabo v poslovnih okoljih in tudi v namene izobraževanja. Namesto da bi na lokaciji podjetja gostili sestanke večjih skupin ljudi, lahko te sisteme zlahka uporabimo za skupinski videoklepet (pa tudi za sestanke na štiri oči).

Izbira najprimernejše videokonferenčne storitve za podjetje je pomembna – pred nakupom je treba ponudnikom in uporabnikom postaviti prava vprašanja. Koliko udeležencev se bo redno udeleževalo naših videosestankov? Ali moramo integrirati druge aplikacije, kot je Microsoft Outlook ali Salesforce? Kako pogosto nameravamo opravljati videokonference? Kaj vse mora videokonferenčna platforma ali storitev »znati«? Platforma z več deset funkcijami se lahko izkaže za nepotrebno zapravljanje denarja, če bo podjetje uporabljalo le osnovne funkcionalnosti, na drugi strani pa brezplačna videokonferenčna storitev morebiti ne bo premogla vseh funkcij, ki jih podjetje vendarle potrebuje.

Cenovna privlačnost

Večina videokonferenčnih storitev se podjetjem zaračunava na podlagi števila gostiteljev videokonferenc. To pomeni, če želimo, da več zaposlenih gosti svoje sestanke, vsak od njih potrebuje uporabniško licenco. Z več licencami lahko več zaposlenih hkrati gosti videokonferenčne klice. Takšen poslovni model uporablja večina ponudnikov videokonferenčnih storitev: gostitelj mora imeti veljavno licenco, za vse ostale, ki se pridružijo sestanku, pa ni dodatnih stroškov.

Večina ponudnikov sicer ponuja več ravni storitev, ki se razlikujejo glede na ceno, število udeležencev, ki jih lahko gostimo na sestanku, in vključene funkcije. Nekatere storitve – predvsem osnovne – so celo popolnoma brezplačne, a pogosto omejujejo število udeležencev in trajanje videoklicev. V uporabi je tudi naročniški model, kjer ponudniki za posameznega gostitelja zahtevajo med petimi in 50 evri na mesec, pri čemer cenovno ugodnejše naročnine neredko zahtevajo minimalno število gostiteljskih licenc. Nekatere spletne videokonferenčne platforme sicer ponujajo tudi drugačne pakete – denimo za možnost gostovanja neomejenega števila videokonferenc z do 500 osebami bomo plačali okoli 150 evrov na mesec. Ti paketi so pretežno namenjeni podjetjem, ki pogosteje gostijo spletne seminarje.

Gre tudi bistveno ceneje. Številne storitve videokonferenc ponujajo brezplačne preizkusne različice, ki trajajo od enega tedna do enega meseca; nekatere ponujajo brezplačne preizkusne različice do porabe določene količine podatkov. To je zelo dobrodošlo v fazi odločitve za ponudnika, saj lahko vse storitve precej temeljito brezplačno preizkusimo in se pred nakupom prepričamo, ali storitev resnično izpolnjuje potrebe podjetja.

Kako izbrati pravo?

Tako kot pri vsaki naložbi je pomembno, da vemo, kaj potrebujemo in pričakujemo od videokonferenčnega sistema. Veliko podjetje bo morda potrebovalo licenco za več deset uporabnikov naenkrat, manjše pa bodo zadovoljile že konference tipa »ena na ena«. Pri izbiri videokonferenčnega sistema ali storitve velja preučiti predvsem naslednje vidike:

Število udeležencev

Določimo število udeležencev, ki se bodo redno udeleževali konferenc oziroma videosestankov. Pri nekaterih storitvah se lahko s peščico udeležencev povežemo brezplačno. Če torej ne potrebujemo videosestankov za veliko ljudi, morda ne bomo plačali veliko (ali sploh nič).

Število video virov

Čeprav se številne videokonferenčne storitve hvalijo, da lahko njihovi sestanki gostijo več sto, če ne celo več tisoč udeležencev naenkrat, običajno omejujejo število videoprenosov (torej udeležencev, ki se lahko priključijo prek videopovezave). Pred nakupom se vsekakor pozanimajmo, ali storitev omejuje število videovirov in na kakšen način. Ko smo že pri videovirih – prepričajmo se tudi, ali je kakovost videoposnetkov v storitvi vrhunska.

Enostavnost uporabe

Ne dovolimo, da bi čuden uporabniški vmesnik oviral delo zaposlenih. V nasprotnem primeru bomo predstavitve začeli brez ključnih udeležencev, morebiti bodo za sestanke značilne dolge zamude in prekinitve, ker se bodo zaposleni in gosti trudili vklopiti ali izklopiti svoje kamere in mikrofone ali deliti vsebino svojega zaslona.

Vrste sestankov

Pri nekaterih vrhunskih storitvah lahko glede na vrsto sestanka uporabimo različne virtualne sobe. Tako lahko gostimo okrogle mize z vprašanji in odgovori, kjer lahko vsi podajo povratne informacije. Ali pa izvedemo predstavitev ali predavanje, kjer ne želimo prekinitev ali motenj, ki bi jih povzročali udeleženci. Pomislimo, katere vrste sestankov najpogosteje organiziramo, in poiščimo storitev, ki bo ustrezala tem potrebam.

Mobilna uporabniška izkušnja

Videokonference so namenjene povezovanju ljudi na daljavo, kar včasih pomeni tudi povezovanje z mobilnih naprav, če se zaposleni nahaja »na terenu«. Če to funkcionalnost nujno potrebujemo, jo vsekakor preizkusimo – preverimo, kako storitev videokonference v praksi deluje na tabličnih računalnikih in pametnih telefonih. Ob tem se prepričajmo, ali imajo udeleženci na teh napravah enako pozitivno izkušnjo kot tisti, ki se povezujejo prek namiznih računalnikov ali iz namenskih konferenčnih sob.

Snemanje sestankov

Včasih je koristno shraniti najpomembnejše trenutke sestanka za poznejšo rabo. Možnost snemanja videoposnetkov je bistvenega pomena, če se moramo vrniti in pregledati kakšen del ali celotno konferenco. Poleg tega so posnetki lahko koristen spletni arhiv preteklih sestankov. Odlomke sestankov lahko shranimo za uvodno gradivo ali gradivo za usposabljanje novih zaposlenih. Pri storitvah spletnih videokonferenc velja biti pozoren na to, koliko prostora za snemanje videokonferenc je na voljo. Številne storitve namreč shranjujejo posnetke v oblak in zato omejujejo prostor za shranjevanje.

Skupinsko spremljanje vsebin

Skupna raba zaslona z udeleženci deli vsebino zaslona gostitelja in povečuje interaktivnost sestanka. Če moramo udeležencem razložiti podrobnosti predstavitve ali pokazati oddaljenemu zaposlenemu, kako dostopati do določenih dokumentov, lahko s souporabo zaslona to storimo preprosto učinkoviteje.

Integracija z obstoječimi videokonferenčnimi sistemi v podjetju

Glede na potrebe bomo morda želeli vzpostaviti konferenčno sobo, ki se bo lahko uporabljala posebej za videokonference – ali pa tako opremljeno sobo za sestanke podjetje celo že ima. Preverimo, ali se lahko spletna storitev poveže z rešitvami v obstoječi sejni sobi. Včasih je za to treba uporabiti drugega ponudnika, da sobo opremi z ustrezno avdio- in videoopremo. Spet v drugih primerih pa lahko storitev videokonference že zagotovi vse potrebno (pogosto za doplačilo).

Integracija aplikacij

Veliko videokonferenčnih rešitev omogoča integracijo poslovnih aplikacij priznanih ponudnikov. Povezava programske opreme, ki jo že imamo, s sistemom ali storitvijo za videokonference nam lahko pomaga pri uvozu predstavitev in dokumentov. Poleg tega imajo številne storitve možnost izdelave zapiskov, nekatere pa udeležencem omogočajo, da dodajo svoje zapiske. Razmislimo, katere programe bomo uporabljali s konferenčnim sistemom in koliko možnosti želimo omogočiti udeležencem sestankov. Druga integracija, ki jo velja upoštevati, sta koledar in/ali odjemalec elektronske pošte. Nekatere videokonferenčne storitve zagotavljajo vtičnike za programe, kot sta Google Calendar in Outlook. Tako lahko hitro in enostavno načrtujemo videosestanke.

Pametni sestanki

Nekatere videokonferenčne platforme imajo vgrajeno umetno inteligenco, ki poveča produktivnost sestankov. Kako? Tako, da s prepoznavo govora poskrbi za samodejno ustvarjanje zapiskov in udeležencem po koncu konference pošlje povzetek. Pametna tehnologija lahko udeležencem samodejno dodeli tudi naloge. Vse te dodane funkcije so namenjene temu, da so udeleženci bolj vključeni v dogajanje, namesto da tratijo čas in energijo z lastnim pisanjem zapiskov sestanka.

Tehnična podpora

Podpora uporabnikom, ki jo zagotavlja ponudnik, je prav tako izrednega pomena – sploh, ko kaj ne deluje. Tako velja še pred odločitvijo za posamezen sistem ali storitev poklicati ponudnikovo tehnično pomoč in preveriti odzivnost, prijaznost ter sposobnost reševanja težav. Tako bomo hitro dobili občutek, kako bodo ravnali z nami, če se bo kaj zalomilo.

Svetla prihodnost videokonferenc

Učinek videokonferenc na komunikacijo med ljudmi je skorajda primerljiv z učinkom pojava telefona pred več kot stoletjem in pol. Videokonference v oblaku postajajo sestavni del poslovanja v digitalni dobi. Prihajajo prebojne inovacije. Razširjena/obogatena in navidezna resničnost odpirata možnost sodelovanja v novi dimenziji – virtualnih prostorih, kjer se počutimo tako, kot bi bili udeleženci fizično v isti sobi.

Prav umetna inteligenca bo v prihodnosti še dodatno izboljšala izkušnjo videokonferenc. Tehnologiji računalniškega vida in prepoznave jezika bosta podobno kot ljudje lahko razločili, kaj je ključna tema sestanka, in izpostavili ključnega govorca ter njegovo vsebino. Vsekakor se nam obeta pestro videokonferenčno desetletje.