Vladimir Djurdjič: Sodelovanje na daljavo

Računalniško podprti konferenčni sistemi danes nedvomno niso več kaka posebna tehnološka novost, kljub očitnim prednostim pri sodelovanju na daljavo pa jih uporablja le malo ljudi, še posebej v podjetjih, kjer tako ali drugačno sestankovanje pogosto sestavlja dobršen del delovnega dne. Kje so torej razlogi za neuporabo rešitev, ki lahko dokaj razvidno prihrani čas in denar?

Kritiki videokonferenčnih in drugih računalniško podprtih pripomočkov za sodelovanje na daljavo znajo pogosto na prvo mesto postaviti odsotnost osebnega stika. Ljudje smo pač vajeni sestankov, na katerih drug drugega vidimo, slišimo, občutimo, pa čeprav se fizični stik praviloma omejuje na stisk roke. Cenimo možnost, da lahko pri pogovoru opazujemo neverbalno komunikacijo z rokami, očmi, obrazom, izgovorjene ali napisane informacije pa zavestno in polzavestno opremimo z dodatnimi atributi, ki razkrivajo ozadje povedanega. Skratka, obnašanje sogovornikov nam daje vsaj še enkrat toliko informacij kot tisto, kar slišimo in preberemo.

Toda po drugi strani je prav tako res, da dobršno število sestankov, upam si reči celo večina, ne potrebuje tako temeljitega in bogatega nabora informacij za kakovostno odločanje oziroma dosego ciljev sestanka. Zdi se mi, da smo žrtev klišejev in navad, ki pa niso vselej najbolj tehtni. Nekateri imajo do takih sistemov vnaprejšnji odpor, ki nima ravno jasnih temeljev. Nekatere preprosto straši uporaba sodobne tehnologije, drugi so zaskrbljeni nad zasebnostjo rabe. V vsakem primeru pa so to pogosto šibki argumenti, ki v prihodnje najbrž ne bodo zadostovali, zlasti če se bo pokazalo, da lahko sestanke opravimo hitreje in ceneje.

Resnici na ljubo prihajamo iz časov, ko so nekateri konferenčne tehnologije skušali promovirati morda nekoliko prezgodaj. Pred desetimi ali petnajstimi leti, kolikor daleč segajo korenine, je bilo stanje tehnologije na tem področju v resnici dokaj klavrno. Kakovost povezav je bila slaba, standardi so bili redki, komunikacijski stroški za tako početje pa visoki. Kombinacija dejavnikov, ki je dala konferenčnim sistemom slab predznak.

Toda odtlej se je marsikaj spremenilo. Cene komunikacij so se bistveno znižale, tako da ima skoraj vsakdo tako doma kot v službi dovolj komunikacijske in procesne zmogljivosti za domala vse vrste komunikacij, skupaj z internetno zvočno in video komunikacijo. Obenem so rešitve vse bolj razširjene, standardizirane, nekatere celo brezplačne, če izvzamemo stroške internetnega priključka.

V razpravah o konferenčnih sistemih me je vselej motilo, da ljudje pri omembi teh rešitev celoto možnosti in tehnologij takoj reducirajo ali prevedejo na video konference. Mnogi se ne zavedajo, da je slika sogovornika resda zaželena (neverbalna komunikacija ...), toda v številnih primerih povsem nepotrebna. Menim, da je poglavitna prednost sodobnih računalniških konferenčnih sistemov v souporabi programov in dokumentov (predstavitev, preglednic, dokumentov) na daljavo.

Če lahko ljudem na daljavo pokažemo predmet sestanka v obliki dokumenta, predstavitve, se hkrati premikamo po njem in ga po možnost tudi urejamo, vse skupaj pa opremimo z danes že povsem vsakdanjo zvočno internetno povezavo, smo dobili skoraj vse, kar potrebujemo. To pa zahteva razmeroma malo računalniških sredstev in je tudi preprosto za rabo. Če to ni dovolj, lahko vse skupaj vsekakor podkrepimo še z video posnetki v realnem času, vendar bi to morali uporabljati kot možnost, ne kot predpogoj.

Konferenčni sistemi pa so še precej več kot to. Ker delamo v računalniškem okolju, je zapiske precej laže sestavljati, pravzaprav si lahko posnamemo kar celotni avdiovizualni sestanek v digitalni obliki in ga pozneje po potrebi znova predvajamo. Ne smemo tudi pozabiti, da konference niso namenjene zgolj dvema sogovornikoma ali dvema lokacijama, temveč lahko v nekaterih sistemih ustvarimo pravcate kongrese. Nič čudnega, če so taka orodja vse bolj pogosto sredstvo za elektronsko izobraževanje, predstavitve izdelkov in še kaj, pa čeprav so slušatelji lahko na povsem različnih koncih sveta.

Seveda je pri vsem tem treba upoštevati še faktor Slovenije. V naši mali državi so prometne povezave danes dokaj urejene in za vožnjo od enega večjega mesta do drugega potrebujemo razmeroma malo časa. Drugod po svetu ni vselej tako, zato so tam tudi bolj dovzetni za računalniške konferenčne sisteme, kot so WebEx, Live Meeting in drugi. Pri nas pa je vse skupaj pogosto tudi začinjeno s tem, da se vožnja na sestanek v drug kraj (ali celo zgolj na drugi konec mesta) spremeni v trenutek sprostitve, odmik od sedenja v pisarni. A kaj, ko se vožnja pogosto prelevi v dodatno neskončno govorjenje po mobilnem telefonu, to pa je vsekakor bistveno bolj nevarno od računalniške komunikacije na daljavo. Poleg tega z našim križarjenjem po Sloveniji vsekakor ne prispevamo k čistejšemu in boljšemu okolju.

Da ne bo pomote, konferenčni sistemi, pa naj bodo še tako realistični in uporabni, ne bodo nikoli v celoti nadomestili sestankov in srečanj "v živo". Noben računalniški sistem ne more, denimo, nadomestiti možnosti, da skupaj s sogovorniki popijemo kozarček, pokramljamo tudi o manj formalnih plateh in podobno. Toda po drugi strani si upam trditi, da je takih sestankov le manjši del, seveda ob upoštevanju vseh specifičnih poklicev in okoliščin. Prodajalci in zdravniki zagotovo ne sodijo med najbolj pogoste kandidate, čeprav se v širnem svetu tudi na teh področjih veliko dogaja.

Zatorej velja poskusiti, kako lahko to opravimo ob pomoči računalnikov. Marsikdo bo hitro ugotovil, da so take, večinoma spletne konference nadvse uporabne, za povrh pa v današnjih časih tudi razmeroma preproste in pogosto ne preveč drage storitve, ki jih lahko uporabljamo tudi v primerih, ko so slušatelji na geografsko zelo različnih krajih. Zgodi se lahko pravzaprav celo nasprotno, taka komunikacija pogosto lahko celo precej izboljša komunikacijo med ljudmi, saj se informacije izmenjujejo hitreje, sestanke pa tudi preprosteje skličemo "na hitro".

Zato bržkone ne preseneča, da raziskave med uporabniki sodobnih poenotenih komunikacij prav to področje izpostavljajo kot tisto, ki prinaša največjo dodano vrednost v primerjavi z dosedanjimi načini komunikacije. Ljudje imajo od konferenčnih sistemov v resnici celo več kot od samih prihrankov in praktičnosti, ki jih internetna telefonija prinaša v osnovi. Zato je čas, da za trenutek pozabimo na predsodke in damo priložnost temu, da se naučimo, privadimo česa novega.

V razpravah o konferenčnih sistemih me je vselej motilo, da ljudje pri omembi teh rešitev celoto možnosti in tehnologij takoj reducirajo ali prevedejo na video konference. Pa ni tako.