Za večjo produktivnost

Obsedenost s produktivnostjo na delu je v ospredju ne glede na delovno mesto. To je tudi glavni razlog, zakaj se na pametnih napravah in klasičnih računalnikih ponuja kopica orodij, ki obljubljajo boljšo organizacijo dela in olajšujejo zbranost na delovne naloge. Za največji razmah ponudbe orodij je poskrbela revolucija mobilnih aplikacij na pametnih telefonih. Zadnje desetletje so se na trgu znašle, in z njega izginile, številne storitve, namenjene produktivnosti. V nadaljevanju predstavljene alternative spadajo v majhno skupino tistih, ki jim je ves ta čas uspelo ohraniti in na trgu prepričati več milijonov uporabnikov.

Med najpogosteje omenjena orodja za boljšo organizacijo dela spada ameriški Trello. Na trgu je bila storitev prvič predstavljena 2011 in januarja 2017 jo je uporabljajo že več kot 19 milijonov uporabnikov. Slednje je bilo tudi razlog, zakaj se je v začetku 2017 zgodil prevzem Trella s strani Atlassiana. Prevzemna ponudba je bila 425 milijonov dolarjev. Ob tem so odgovorni v Atlassianu poudarili, da si želijo preseči 100 milijonov uporabnikov. Taki ambiciozni načrti so zelo dobra novica za uporabnike. Tako hitro rast je s stališča poslovnega modela najlaže doseči z brezplačno storitvijo. Trello sicer ponuja plačljiva paketa, a je brezplačni že povsem dovolj za posameznike ali manjše ekipe.

Glavna značilnost storitve je uporaba tako imenovanih kartic, s katerimi se lahko organizira celoten projekt. Posamezna kartica predstavlja določeno aktivnost, za katero je lahko odgovoren posameznik ali pa kar celotna ekipa. Vsaka aktivnost se lahko razdeli na manjša opravila. Celoten projekt sestavlja več stolpcev, znotraj katerih se razvrščajo prej omenjene aktivnosti. To omogoča razvrščanje glede na stanje opravljene aktivnosti. V prvem stolpcu so tako lahko navedene kartice za delovne naloge, ki se še niso začele. Drugi stolpec lahko vsebuje tiste kartice, na katerih posameznik ali ekipa dela v danem trenutku, tretji stolpec pa lahko vsebuje opravljene naloge. Trello tako ponuja možnost, da se na enem zaslonu prikaže celoten potek projekta in s tem takoj opazi morebitne težave in ozka grla. Objavljajo se lahko tudi sporočila in komentarji in velikokrat se Trello v tem pogledu uporablja kot nadomestilo za e-pošto. Poleg komentarjev se lahko objavljajo tudi priponke. Možna je tudi integracija preostalih storitev. Prej omenjene priponke tako ni treba nalagati na Trello, temveč se lahko storitev poveže z Dropboxom.

Storitev ponuja tri poslovne modele, od katerih je prvi brezplačen. Omejitve rabe so blage, na primer velikost priponk ne sme preseči 10 MB. Za slabih 10 evrov na mesec, ob enkratnem plačilu letne naročnine, se omejitev zviša na 250 MB in tudi število integriranih tretjih storitev, kot je na primer Dropbox, ni več omejena. Najdražji paket, katerega cena presega 20 evrov na mesec za enega uporabnika, je namenjen večjim podjetjem, ki si želijo dodatne varnostne zaščite. Trello je na voljo prek spletne strani, aplikacij za iOS in Android in tudi kot aplikacija za macOS in Windows.

Todoist

Veliko je aplikacij, s katerimi je mogoče ustvarjati sezname opravil, a Todoist v poplavi podobnih izstopa. Razloga za to sta dva. Prvi se nanaša na široko dostopnost aplikacije, saj je ena redkih, ki delujejo na macOS, Windows, Android, iOS in neposredno v spletu. Na voljo je celo še kot dodatek za brskalnik Chrome, s čimer se še dodatno olajša dostop do seznama opravil. Podpora ni zgolj temeljita glede na različne operacijske sisteme, temveč tudi s stališča naprav, na katerih Todoist deluje. Poleg računalnikov, pametnih telefonov in tablic so podprte tudi pametne ure tako pri Applu kot tudi Androidu. Za uporabnika je taka pokritost dobrodošla, saj se s tem zagotovi dostop do aplikacije ne glede na prihodnje odločitve o nakupu strojne opreme in programske opreme, na kateri deluje.

Drugi razlog, zakaj Todoist izstopa, je uporabniška izkušnja. Aplikacija je ena izmed redkih nasploh, ki dobro delujejo tako na Applovih kot tudi pametnih urah na platformi Android. Izraz dobro delovanje se nanaša na hitrost nalaganja vsebin in uporabniški vmesnik, ki je dejansko uporaben in ni zgolj za silo prilagojena različica tistega na pametnih telefonih. Za velik prihranek časa poskrbijo številne bližnjice, ki so sicer namenjene rednim uporabnikom aplikacije, a se jih bodo brž navadili tudi novinci. Ena izmed takih je uporaba kratic pri določevanju opravil po dnevih. Pri naslovu opravila se na primer doda kratica »Mon« in aplikacija samodejno uvrsti opravilo na ponedeljek. S tem odpade potreba po uporabi koledarja, kar je še kako dobrodošlo pri pametnih napravah. Pozornost je namenjena tudi uporabnikom računalnikov. S kombinacijami črk, kot je na primer CMD+Q na računalniku Mac ali Control + Q na Windows, se tako odpre okno za dodajanje novega opravila. S tem se lahko organizira delo za celoten teden, ne da bi roke zapustile tipkovnico in na primer posegle po miški. Na voljo je tudi možnost razvrščanja opravil po projektih in v okviru skupin z drugimi uporabniki.

Todoist je za namestitev brezplačen in v primeru uporabe posameznika so na voljo tudi vse predstavljene funkcije. Za uporabo vseh razpoložljivih funkcij, kot je na primer dodajanje tagov za podobna opravila ali uporabo opomnikov, je treba plačati naročnino v višini 32 evrov na leto. Povsem sprejemljiv znesek glede na to, kar se ponuja.

Evernote

Podjetje z istoimensko aplikacijo za ustvarjanje zapiskov je bilo ustanovljeno davnega leta 2007. Še pred dobrimi tremi leti se je Evernote znašel v nezavidljivem finančnem položaju, a so te skrbi pozabljene. Z novim vodstvom na čelu in povsem prenovljeno mobilno aplikacijo je podjetje samo leta 2017 uspelo povečati število uporabnikov z 200 na 220 milijonov. Ustvarja se tudi pozitivni denarni tok, za kar je zaslužna kar 40- odstotna podražitev plačljivih paketov. Evernote po izjavah glavnega izvršnega direktorja, Chrisa O’Neilla, dosega večjo rast plačljivih uporabnikov kot kdaj prej v zgodovini podjetja.

Kot smo že omenili, so v začetku leta 2017 pri Evernote predstavili prenovljeno vsebinsko in vizualno podobo aplikacije. Sprva novost ni bila sprejeta pozitivno, saj so se prve tri mesece kazale številne težave pri odpiranju in sinhronizaciji zapiskov med napravami. A težave so odpravili in aplikacija spet ponuja enostavno in, kar je še pomembneje, hitro ustvarjanje zapiskov. Posamezni zapiski so organizirani v osnovne kategorije, znotraj katerih lahko vsebine shranjujejo in pregledujejo ekipe ali pa zgolj posameznik. Veliko pozornost v podjetju vlagajo v integracijo umetne inteligence, ki vse bolj prihaja do izraza pri lažjem in hitrejšem iskanju po celotni zbirki ustvarjenih zapiskov. Iskalnik je tako zmožen pobrskati tudi po tekstovnih vsebinah, ki so na fotografijah. To se izkaže za uporabno, ko so fotografije del zapiskov. Poleg tekstovnih vsebin in fotografij se lahko shranjujejo tudi avdio posnetki. Tu je priročna aplikacija na pametnih urah. Slednje prioritento ponujajo možnost shranjevanja zvočnih zapiskov in v praksi funkcionalnost deluje zanesljivo. Integrirana je tudi možnost skeniranja vsebin s pomočjo kamere, za kar je sicer na voljo tudi ločena Evernotova aplikacija Scannable.

Prednost uporabe predstavljata tudi vedno boljši različici aplikacij na klasičnih operacijskih sistemih računalnikov. Podjetje je v preteklih letih največ pozornosti namenjalo pametnim napravam in pri tem zanemarilo različici aplikacije za macOS in Windows. A ob zadnjih posodobitvah so opazne večje spremembe, ki se še najbolj nanašajo na sinhronizacijo vsebin. Niso bili redki trenutki, ko se je na novo vnesena vsebina zaradi napake pri sinhronizaciji podvojila. Težava je največkrat nastala takrat, ko se je aplikacija na primer hkrati uporabljala na računalniku in telefonu.

Evernote je na voljo brezplačno in pri tem velja omembe vredna omejitev na izključno možnost namestitve aplikacije na dve napravi. Za slabe 4 evre na mesec oziroma 30 evrov na leto ob plačilu naročnine v enkratnem znesku se lahko aplikacija uporablja na neomejenem številu naprav in tudi količina naloženih podatkov se s 60 MB na mesec poveča na 1 GB. Z najmanj omejitvami je na voljo najdražji paket, ki stane 8 evrov na mesec oziroma 60 evrov v primeru enkratnega plačila.

Asana

Pri Asani, ameriškem zagonskem podjetju, ki sta ga ustanovila nekdanja vodilna pri Facebooku, poizkušajo združiti aplikacije za ustvarjanje opravil na eni strani in aplikacije za organizacijo projektnega dela na drugi. Asana v tem pogledu predstavlja hibridno alternativo prej predstavljenima aplikacijama Todoist in Trello. Pristop ima tako prednosti kot slabosti. Med prve spada zahteva po uporabi zgolj ene aplikacije za vse potrebe organizacije dela in vodenja projektov bodisi kot ekipa ali posameznik. Ločeni sta kategoriji aplikacije, kjer se lahko sestavljajo opravila za delo v enem navpičnem stolpcu in možnost organizacije projekta s karticami in stolpci, kot je na voljo pri Trellu. Prehod med obema kategorijama je enostaven.

Dober razlog je, zakaj se splača uporabljati ločene aplikacije: uporabniški vmesnik. Asana je, vsaj za novince, na prvi pogled veliko bolj zapletena. Ima tudi določene pomanjkljivosti, za katere uporabnik izve prepozno. Ob sestavljanju seznama opravil je namreč že pred sestavljenim seznamom treba odpreti nov projekt. Samo tako se lahko opravila tudi segmentirajo glede na ustvarjene faze projekta. Če uporabnik na to pozabi, sledi časovno utrujajoče prestavljanje sleherne aktivnosti v pravilni stolpec. Za vsak premik aktivnosti je treba izvesti tri ukaze, to pa je veliko preveč. Iz tega razloga je končna izbira stvar osebnih preferenc posameznika. Po dobrem tednu dni rabe se pomanjkljivostim pri uporabniškem vmesniku že lahko izogne.

Omembe vredna slabost je dostopnost aplikacije. Na voljo sta različici za iOS in Android, a ni aplikacij za macOS ali Windows. Uporaba spletne strani se zdi dobra alternativa, a so aplikacije, to še posebej velja za macOS, veliko bolje integrirane v sam operacijski sistem in hitrejše za uporabo kot odpiranje spletne strani v brskalniku. Za posameznike in manjše ekipe z največ 15 člani, je uporaba brezplačna. Za večje ekipe je treba plačati slabih 10 evrov na člana na mesec, a samo pod pogojem plačila za celotno letno naročnino v enkratnem znesku. Na voljo je tudi tretji plačljivi paket, katerega cena je odvisna od zahtev organizacije.

Basecamp 3

Basecamp je namenjen zgolj ekipam, zato se posameznikom z aplikacijo ne splača ukvarjati. Uporabniški vmesnik in funkcionalnost aplikacije sta usmerjena k situaciji, ko pri skupnem projektu sodeluje večje število uporabnikov. To je tudi kontekst rabe, ko se Basecamp predstavi v najboljši luči.

Izstopajo funkcije, ki so namenjene vodenju ekip. Tako se lahko nastavijo samodejne poizvedbe, ki se vsem članom ekipe prikažejo na podlagi poprej določenega urnika. Vsak ponedeljek se lahko nastavi poizvedba o napredku projekta in prejemniki tako odgovornim posredujejo povratne informacije. Podobno uporabna je možnost agregatnega pogleda na vse aktivnosti, ki na primer potekajo v skladu s terminskim planom, in tiste, ki zamujajo. Omenjene aktivnosti se poberejo od vseh članov ekipe in prikažejo na enem mestu. Vsak projekt je organiziran v ločene mape, znotraj katerih se odvijajo različne aktivnosti. Medsebojni pogovori s posamezni člani so tako ločeni od na primer pregleda aktivnosti in poteka del. Slednje je preglednejša rešitev kot na primer pri Trellu, kjer se komentarji dodajajo pod posamezne aktivnosti in se sčasoma izgubi preglednost. Na enem mestu se prikazujejo tudi vse relevatne novosti, kot so komentarji, opravljene naloge in druga obvestila, ki se neposredno nanašajo na posameznega člana ekipe. Pri Basecampu so tako ustvarili svojo različico spremljanja dogajanja po tako imenovanih nitih, ki postajajo priljubljene pri komunikacijskih aplikacijah, kot je na primer Slack, in uporabnikom olajšajo pregled nad komentarji, ki se našajo neposredno nanje, in lažje ignorirajo druge razprave znotraj enega pogovornega okna.

Poleg tega, da aplikacija ni namenjena posameznikom, se kot slabost izkaže obsežen uporabniški vmesnik. Basecamp zahteva čas in predvsem voljo celotne ekipe, da storitev sprejme za svojo in jo redno uporablja. Težavo namreč predstavlja težnja ekip, da za različne segmente dela gravitirajo k ločenim aplikacijam in v tem primeru Basecamp izgubi svojo prednost. Če se na primer komunikacija med člani ekipe odvija na Slacku, izgubi aplikacija velik del dodane vrednosti. Slednje je lahko težava, saj se za uporabo storitve zahteva 99 evrov na mesec, in to ne glede na število članov ekipe ali število aktivnih projektov.