Zakaj je digitalna preobrazba težav(n)a?

Digitalna preobrazba ni zgolj uvajanje nove programske opreme, tehnologij in procesov, ki so učinkovitejši in avtomatizirani ter zamenjujejo tradicionalne poslovne prakse (in procese), ampak je povsem nov, inovativen način, kako delati tisto, kar predstavlja srce in konkurenčno prednost podjetja. A ponovno izumiti nikoli ni bilo lahko.

Podjetja morajo ob digitalni preobrazbi upoštevati vse – od tega, kako se bodo ljudje odzvali na spremembe, kako bo preobrazba vplivala na odnose s strankami ter na stroške, do tega, kako se bo uskladila s poslovnimi cilji, in tako naprej. Digitalna preobrazba da podjetju možnost, da svoje poslovanje popelje v prihodnost, postane (še) bolj konkurenčno in raste ter se širi na nova področja.

A vse to je lažje reči kot narediti – statistika digitalnim preobrazbam ni naklonjena: kot ugotavlja študija družbe McKinsey, kar 70 odstotkov vseh programov digitalne preobrazbe propade zaradi odpora zaposlenih in pomanjkanja podpore vodstva, le 16 odstotkov zaposlenih pa je izjavilo, da so prizadevanja njihovega podjetja za digitalno preobrazbo izboljšala njihovo učinkovitost ali pa so trajnostno naravnana.

Medtem ko digitalna preobrazba podjetjem ponuja edinstvene priložnosti pri uvajanju inovacij in rasti, hkrati spodbuja tudi kritično razmišljanje in potencialno preoblikovanje načina poslovanja, tudi samega jedra, ki predstavlja srce podjetja. Takšne spremembe pa nikoli ni (bilo) lahko opraviti. Pri izvajanju projektov s področja digitalne preobrazbe velja zato upoštevati naslednjih deset vidikov, kako se ustrezno soočiti z najpomembnejšimi izzivi.

Manko strategije upravljanja sprememb

Digitalna preobrazba je bržkone največja sprememba, kar jih lahko doleti povprečno podjetje. Gre za zelo obsežno spremembo, ki si jo večina zaposlenih, vključno z vodstvom, v podjetju težko predstavlja. Prav zato je treba k njej pristopiti strateško. Študija podjetja Prosci ugotavlja, da imajo organizacije s temeljito strategijo upravljanja sprememb kar šestkrat večjo možnost, da bodo dosegle ali presegle cilje digitalne preobrazbe. Močna kultura upravljanja sprememb je ključnega pomena za uspeh na tem področju, saj pomanjkanje vizije in strategije uvajanja sprememb najpogosteje vodi do neuspeha projekta ali izvedbenega načrta, kar je še toliko bolj očitno na področju, ki spreminja malodane vse vidike poslovanja.

Učinkovita strategija upravljanja sprememb vključuje načrtovanje projekta z ugotavljanjem temeljnih vzrokov za težave – in gradnjo odnosov z vsemi deležniki in zaposlenimi. Strokovnjaki podjetjem priporočajo, naj začno strategijo upravljanja sprememb oblikovati kot celovit načrt in vključijo prav vse odločevalce ter večino zaposlenih.

Spreminjanje vsega naenkrat je hudičevo težko. Prav zato strokovnjaki podjetjem svetujejo, naj se preobrazbe poslovanja lotijo postopoma, področje za področjem.

Kompleksna programska oprema in tehnologija

Ker ta članek berete v strokovni reviji s področja IKT, se vam morebiti vidik programske opreme in drugih sodobnih tehnologij, povezanih z digitalizacijo poslovanja, ne zdi prav velik izziv. A skozi prizmo povprečnega podjetja je strah pred 'neznano tehnologijo' in njenim vplivom velik, celo gromozanski. Celo tako velik, da si pogosto rečejo: »Ah, tega pa res ne rabimo.«

Priznati je treba, da je poslovna programska oprema že sama po sebi zapletena, ne glede na to, za kako zelo poenostavljenim uporabniškim vmesnikom je skrita. Nove tehnologije so lahko zastrašujoče. To je velik izziv za podjetja, ki so v procesu digitalne preobrazbe – tako z vidika implementacije rešitev in integracije podatkov kot tudi z vidika izkušnje končnega uporabnika. Vodje bi morali to upoštevati v zgodnjih fazah projekta preobrazbe in poiskati kar najbolj intuitivne, integrirane sisteme ter jih predstaviti zaposlenim. Prej kot odpravite strah pred neznanim, prej popustijo zavore na poti temeljite preobrazbe. Če tega ne storite, pa tvegate, da se zavore spremenijo v sidra. Ta pa držijo barko … Včasih do trenutka, ko se potopi.

Spodbujanje sprejemanja novih orodij in procesov

Novi procesi in tehnologije so za zaposlene pogosto izzivi v obliki odpora do sprememb. V vsakem podjetju se najdejo zaposleni, ki menijo, da ni nič narobe s tem, kako trenutno delajo, in trdijo, da bi lahko tako delali še več let, tudi desetletij. Namesto da bi jih ignorirala, naj podjetja čim prej poskusijo te 'zaviralce napredka' prepričati o prednosti nove rešitve in jim pokažejo, kako jim bo nov način dela olajšal ali pohitril delo. Zelo verjetno je, da bodo potem tudi največji nasprotniki postali najbolj goreči zagovorniki preobrazbe, podjetje pa bo ubilo dve muhi na en mah.

V vsakem primeru pa velja ob implementaciji nove programske opreme zagotoviti obsežno usposabljanje zaposlenih ter ustrezno podporo, saj bodo lahko tako kar najhitreje postali produktivni in obvladali delo z novimi orodji. Obenem velja ob izobraževanju ali usposabljanju zaposlenih poudariti tudi vrednost novih procesov in rešitev – zanje in za podjetje.

Nenehno prilagajanje potrebam strank

Posel je živa stvar, podjetja se stalno razvijajo in spreminjajo. Virusna pandemija pa je hitrost in obseg sprememb še pospešila. Marketinški guruji že desetletja poudarjajo, da se morajo podjetja postaviti v kožo stranke. Razmisliti morajo, kaj želi stranka. Lahko jo tudi vprašajo. Cilj je stranki zagotoviti kar najboljšo uporabniško izkušnjo ob tem, ko podjetje ali njegov izdelek ali storitev reši njen problem ali bolečino.

Digitalna preobrazba ni enostaven projekt, intenzivna prizadevanja zanjo pa lahko trajajo več let. Kaj se zgodi, če se v tem času potrebe strank spremenijo? Podjetje bo naletelo na nove težave. A prav zato je večina digitalnih preobrazb usmerjenih v bolj agilno poslovanje – na ta način manjše ali večje spremembe potreb strank ali trga ne presenetijo. Prilagodljivost se seveda nanaša tudi na uvajanje novih digitalnih tehnologij – če podjetja zaposlene že danes pripravijo, da bodo v prihodnje sodelovali z robotskimi sodelavci in pomočniki (predvsem programskimi), bo njihova uvedba v poslovanje bistveno lažja.

Priznati je treba, da je poslovna programska oprema že sama po sebi zapletena, ne glede na to, za kako zelo poenostavljenim uporabniškim vmesnikom je skrita.

Manko strategije digitalne preobrazbe

Ob digitalni preobrazbi poslovanja si mora podjetje zastaviti številna resna vprašanja. Denimo, zakaj nadomešča stare sisteme in ročne postopke z novimi digitalnimi rešitvami? Ali pa, ali ima podjetje načrt za implementacijo naprednih in zapletenih sistemov ali potrebo po tem? Je mar pripravljeno na ustrezno selitev procesov, sistemov in podatkov v novo okolje?

Vse to so vprašanja, na katera je treba odgovoriti še pred izvajanjem procesa digitalne preobrazbe. Brez vnaprej določene strategije ni uspešnega projekta preoblikovanja poslovanja. Ugibanje tu ni zaželeno. Preverite, kje (vse) je mogoče izboljšati poslovanje ter katera področja podjetja (najbolj) potrebujejo nadgradnjo, in začnite tam.

Manko IT-znanj

Če želi biti podjetje uspešno v svojih prizadevanjih za digitalno preobrazbo, potrebuje tudi usposobljeno IT-ekipo, kar pa je ob dolgoletnem kadrovskem primanjkljaju v panogi IT velik izziv. V študiji družbe KPMG je kar 54 odstotkov obravnavanih organizacij izjavilo, da zaradi pomanjkanja tehnično usposobljenih zaposlenih ne more doseči zastavljenih ciljev digitalne preobrazbe.

Kadrovski izzivi, povezani s sodobno tehnologijo, vključujejo pomanjkanje znanj na področjih kibernetske varnosti, arhitekture aplikacij, integracije programske opreme, analitike in migracije podatkov. Podjetja, ki nimajo lastnih strokovnjakov za IT, morebiti niti oddelka IT, se lahko spopadejo s tem izzivom tako, da to delo/področje prepustijo v izvajanje zunanjim strokovnjakom za digitalno preobrazbo, ki jim tako pomagajo premostiti vrzel pri implementaciji rešitev in migraciji podatkov. Ne bo pa to poceni.

Pomisleki o varnosti

Številna podjetja imajo pomisleke o zasebnosti podatkov in kibernetske varnosti. Upravičeno. Večina prizadevanj za digitalno preobrazbo vključuje opuščanje lokalnih rešitev in prehod v računalniški oblak ter integracijo vseh podatkov podjetja v centraliziran sistem. Odpiranje podjetja in njegovih podatkov navzven v vsakem primeru predstavlja (povečano) varnostno tveganje.

V digitalni krajini že leta beležijo povečan obseg groženj in kibernetskih napadov, ki kradejo podatke strank in skrivnosti podjetij. Spletni napadi lahko merijo na sistemske ranljivosti, slabe/neustrezne nastavitve naprav in IT-okolja ter nič hudega sluteče uporabnike (beri: zaposlene). Prav zato mora imeti vsako podjetje, ki posvaja digitalno, vzpostavljen načrt za proaktivno ublažitev kibernetskih groženj. To pa je naloga strokovnjaka za kibernetsko varnost, ki bo podjetju pomagal prepoznati slabosti – ranljivosti in razpoke – v njegovi obrambi in jih odpraviti.

Proračunske omejitve

Digitalna preobrazba ni poceni naložba. Za organizacije z ne prav posrečeno strategijo preobrazbe gre lahko hitro kaj narobe – roki se začno podaljševati, izzivi se kopičijo. Vse to pa poveča stroške projekta. Če na pomoč pokličejo druge strokovnjake in svetovalce zaradi sprememb v potrebah strank ali napak v okolju IT, se stroški digitalne preobrazbe še dodatno povečajo.

Podjetje mora zato najprej opredeliti, kakšni so njegovi dolgoročni cilji in kakšno donosnost naložbe namerava doseči s preobrazbo. To mu bo pomagalo jasno razumeti, kakšno naložbo potrebuje in koliko rezerv ji lahko nameni ob morebitnih nepričakovanih dodatnih izzivih.

Izziva kulture in miselnosti

Organizacije s starimi sistemi in z ročnimi procesi imajo pogosto miselnost »stare šole«. Stvari se spreminjajo počasi, če sploh, na avtomatizacijo se gleda zviška, nove tehnologije je zaposlenim težko sprejeti, še težje uvajati. Izziv digitalne preobrazbe ima veliko opraviti s kulturo v podjetju. Vsi – od vodstva do zaposlenih – morajo biti na isti strani. Ker so v istem čolnu, zato velja veslati v isto smer. Vsi bi morali biti pripravljeni narediti velike spremembe v svojem vsakdanjem življenju in se ne bati učenja novih stvari. Nenazadnje nihče ne nosi več desetletij starih čevljev ali se okoli ne prevaža s starim kolesom.

Prednost večjega števila manjših digitalizacij

Velikokrat se podjetja ujamejo v past vseobsežne preobrazbe. Spreminjanje vsega naenkrat je hudičevo težko. Prav zato strokovnjaki podjetjem svetujejo, da se preobrazbe poslovanja lotijo postopoma, področje za področjem, npr. z digitalizacijo vložišča, uvedbo dokumentnega sistema, e-računi in drugo e-dokumentacijo ter šele »končajo« z robotsko avtomatizacijo procesov.

Uspešno preobrazbo vam želimo.