Zakaj še nimate dokumentnega sistema? Poglejte, kaj zamujate ...

Medtem ko je večina podjetij prešla s papirnatih dokumentov na digitalne, številna med njimi niso v celoti izkoristila potenciala digitalizacije poslovanja. Tudi zato, ker niso uvedla orodja, ki poskrbi za dokumentni (in procesni) red.

Ste se kdaj vprašali, koliko časa bi lahko prihranili z elektronskim upravljanjem poslovnih dokumentov? Koliko prostora za shranjevanje bi lahko prihranili z digitalizacijo papirnih dokumentov? Koliko lažje bi bilo vaše delo, če bi lahko dostopali do dokumentov, ki jih potrebujete pri delu, od doma ali na poti?

Uvedba dokumentnega sistema ali sistema za upravljanje poslovnih vsebin v poslovanje lahko igra ključno vlogo pri zagotavljanju boljših, učinkovitejših in donosnejših storitev strankam. Kaj pravzaprav nudijo ti sistemi? Sisteme za upravljanje poslovnih vsebin (ECM) poslovna okolja uporabljajo za zajem, upravljanje, dostop, integracijo, organizacijo, merjenje in shranjevanje informacij, povezanih s poslovnimi procesi in dokumenti, torej so temelj, na katerem podjetja lahko uresničijo pohitritev poslovanja in dvig učinkovitosti zaposlenih.

Za prihranke gre

Številne raziskave narave dela v podjetjih ugotavljajo, da zaposleni porabijo ogromne količine časa za iskanje dokumentov oziroma informacij v njih. Ena takšnih raziskav ugotavlja, da vsak zaposleni vsak dan v povprečju porabi 18 minut, da poišče pravi dokument oziroma informacijo, ki jo potrebuje, kar na letni ravni povzroči izgubo produktivnosti v višini več kot deset tisoč evrov. Na zaposlenega. Čas je, kot uči pregovor, denar. Poglejmo, kje vse lahko z dokumentnim sistemom ustvarite prihranke časa in denarja.

Digitalni zajem

Upravljanje informacij v podjetju naj se začne z zajemom in uvozom podatkov v varno digitalno skladišče. Dokumente je mogoče zajeti in digitalizirati z različnimi metodami, vključno s skeniranjem papirnatih dokumentov in z ustvarjanjem elektronskih obrazcev ali uvozom že izvirno digitalne vsebine, kot so pisarniški dokumenti, fotografije ali druge elektronske datoteke.

Kaj digitalizirati? Praktično vse, začenši z računi, dobavnicami in drugimi računovodskimi dokumenti. Prav tako je zelo praktično v digitalni obliki hraniti pogodbe, ponudbe in naročilnice ter seveda vso elektronsko korespondenco, povezano s posameznimi strankami (in zaposlenimi). Poročila (interna ali eksterna) so bolj uporabna, če so v digitalni obliki, prav tako razni dokumenti in vsebine, ki vsebujejo za poslovanje koristne, a nestrukturirane informacije.

Centralno (digitalno) skladišče

Centralno digitalno skladišče informacij zaposlenim omogoča ogled ali urejanje kateregakoli dokumenta, njegovih lastnosti ter upravljanje vsebine. Tovrstno skladišče močno olajša iskanje dokumentov in njihovo varno shranjevanje. Izboljša tudi sodelovanje zaposlenih, saj bodo z različnih oddelkov imeli dostop do kateregakoli dokumenta (oziroma le do tistih, ki jih lahko vidijo). Za pravila dostopa in revizijsko sled bo skrbel dokumentni sistem pa tudi za t. i. verzioniranje, če bi se radi vrnili na katero izmed predhodnih različic, če morebiti popravki, pri katerih je sodelovalo več zaposlenih, niso šli v pravo smer.

Varnost dokumentov

Sistemi za upravljanje poslovnih vsebin optimizirajo dobre prakse upravljanja dokumentov in te varujejo pred varnostnimi tveganji in kibernetskimi napadi, hkrati pa omogočajo za uporabnike brezskrben način zagotavljanja skladnosti z zakonodajo. Z uporabo prilagodljivih varnostnih nastavitev ECM organizacijam omogoča zaščito informacij pred nepooblaščenim dostopom ali spreminjanjem.

Skrbniki sistema lahko posameznim poslovnim uporabnikom ali skupinam uporabnikov enostavno omejijo dostop do map, dokumentov, polj in drugih informacij, spremljajo podatke o prijavi v sistem in odjavi iz njega ter uveljavijo pravila ustvarjanja, spreminjanja in brisanja dokumentov.

Blagoslov natančnega iskanja

Urejeno digitalno skladišče oziroma bazen dokumentov in datotek zaposlenim omogoča hitro in natančno iskanje katerekoli vsebine, in to na različne načine. Po imenu dokumenta ali vsebini, frazah, uporabnikih, ki so ga uporabljali, ključnih besedah, datumu nastanka itd. Sposobnost preprostega iskanja lahko znatno skrajša čas, porabljen za iskanje informacij, kar izboljša produktivnost zaposlenih.

Indeksirani podatki so na voljo praktično v realnem času, naprednejše rešitve pa omogočajo celo pripravo enostavnejših poročil. Skratka, informacije so na voljo tistim zaposlenim, ki jih potrebujejo, in ko jih potrebujejo. ECM praktično služi kot lastnemu poslovanju prilagojen in izjemno zmogljiv iskalnik vašega podjetja.

Pot do avtomatizacije

Avtomatizacija dokumentno vodenih procesov poveča učinkovitost delovnih mest, saj poskrbi za odpravo ročnih nalog, kot sta fotokopiranje in ročna dostava različnih dokumentov. Z avtomatizacijo teh procesov ti postanejo stroškovno učinkovitejši, racionalni in brez napak. Še tako hitra in na videz ne prav zamudna, a za ljudi duhomorna opravila velja avtomatizirati in tako bistveno pohitriti.

Ker se izplača

Prednosti uvedbe sistema za upravljanje vsebin v poslovanje so neskončne. Rešitev ECM lahko uporablja katerikoli oddelek v katerikoli industriji. Številna podjetja so že ugotovila, kako blagodejno na poslovanje delujeta dokumentni red in avtomatizacija opravil, analitiki pa so izračunali, da se v rešitev ECM vložen evro podjetjem v povprečju povrne sedemkratno. Potrebujete boljši argument?