Življenje brez elektronske pošte

Prvo elektronsko sporočilo je bilo poslano že daljnega leta 1971, a to tehnologijo v dokaj nespremenjeni obliki na veliko uporabljamo še pol stoletja kasneje, čeprav so nam na razpolago orodja, ki ista opravila izvedejo hitreje, precej bolj učinkovito ter s prijaznim nasmeškom na obrazu.

Elektronska sporočila so za sodobnika eden najpogostejših načinov komuniciranja. Elektronska pošta na drugi konec sveta danes potuje s svetlobno hitrostjo in prenaša veliko več od golega besedila, ki smo ga bili vajeni pred leti. Kljub temu se uporablja večinoma kot obvoz in ne neposredna rešitev. Sami sebi pošiljamo opomnike, si s sodelavci izmenjujemo dokumente in se spravljamo v nevarnost, ko nezaščitene, občutljive fotografije delimo s prijatelji. V vseh naštetih primerih obstaja boljša pot, ki nas do cilja pripelje varno in učinkovito. Četudi se elektronski pošti ne odpovemo popolnoma, nam bo njen nabiralnik hvaležen za kakršnokoli odstopanje od ustaljenih navad. Več v članku naštetih rešitev bomo redno uporabljali, manj smeti bo prišlo na naš (za zdaj še) obstoječi elektronski naslov.

Pošiljanje datotek

Prvo opravilo, ki se ga v primeru večje količine podatkov tako in tako moramo lotiti brez pomoči elektronske pošte, je pošiljanje datotek. Medtem ko imajo ponudniki elektronske pošte vključene stroge omejitve velikosti priponk, je cena oblačnih shramb v zadnjem času precej upadla, hkrati pa se je povečal prostor, ki ga za svoj evro dobimo pri izbranem ponudniku tovrstnih spletnih storitev. V praksi skoraj ni potrebe, da bi se mučili s stiskanjem prilog in telovadili z drobljenjem poštnih sporočil. Sodobni telefoni in večji diski so polni velikih datotek, ki jih delimo s prijatelji in z družino v večji meri kot kdaj prej. Če jih pošljemo prek elektronske pošte, smo najmanj v nevarnosti, da jih zavrne naš ali naslovnikov strežnik, obenem pa bomo nesrečnežu dobro napolnili nabiralnik, ki takisto ni brez omejitev.

SLIKA: WinTriki04_1.png Uporaba storitve WeTransfer je res preprosta: pokažemo na datoteke, vpišemo naslovnika in sebe, morebiten komentar ter stisnemo gumb »Transfer«.

Najboljša rešitev je uporaba namenske spletne izmenjave (večjih) datotek, med katerimi blesti WeTransfer. Gre za spletno storitev, ki datoteke hrani na svojih strežnikih, od koder jih naslovniki prek poslane povezave prenesejo k sebi. Uporaba storitve je preprosta, brez kakršnekoli registracije sprejmemo pogoje ponudnika, z znakom plus izberemo datoteko ali z ukazom Or select a folder imenik, pod Email to in Your email vpišemo naslovnikov ter svoj elektronski naslov, pod Message pa morebitno sporočilo, s katerim želimo opremiti pripravljen digitalni paket. Pošiljanje zaženemo z gumbom Transfer. Pošiljanje datotek, manjših od 2 GB, je brezplačno. Za udobnejšo uporabo sta na voljo tudi dodatka za spletna brskalnika Chrome in Firefox. Če potrebujemo več prostora, se lahko odločimo za profesionalno rabo storitve, ki nas bo mesečno olajšala za 12 evrov. Profesionalcem so na voljo 1 TB oblačnega prostora, pošiljanje večjih, do 20 GB velikih datotek, napredne zmožnosti, zaščita poslanega z geslom ter večna ali časovno omejena hramba podatkov.

Pošiljanje fotografij in video posnetkov

Z boljšimi fotoaparati, vgrajenimi v sodobne telefone, se je povečala potreba po deljenju osebnih umetnin. Ker te prostorsko presegajo okvire omejitev elektronske pošte, jih je pametno deliti ob pomoči oblačnih storitev, kakršna je Google Photos. Googlova fotografska storitev ima odlična odjemalca za telefone (in tablice) z operacijskima sistemoma Android in iOS, ki skrbita za nalaganje osebnih umetnin prek brezžičnega omrežja v oblak spletnega velikana. Google za fotografije ponuja neomejeno kvoto prostora, če te ne presegajo kakovosti 16 MP. Glede na to, da niti boljši telefoni, vključno z Applovim iPhone 11 Pro, ne delajo slik večje ločljivosti, je rešitev idealna. Fotografije Google pred prenosom v oblak s posebnim algoritmom sicer stisne, a je razliko v kakovosti po posegu s človeškim očesom skoraj nemogoče opaziti.

SLIKA: WinTriki04_2.png Fotografije najlažje delimo z namensko spletno storitvijo, kakršna je Google Photos.

Deljenje v oblak shranjenih slik je mala malica, na spletišču Google Photos izberemo fotografijo, ki jo želimo deliti, uporabimo ikono za deljenje (prva z leve na desnem zgornjem robu zaslona) ter izberemo prejemnike. Iskanje teh je omogočeno po imenu, telefonski številki ali elektronskem naslovu. Poleg deljenja s stiki je fotografije ali albume moč deliti tudi prek povezave in družabnih omrežij Facebook in Twitter. Spletišče ima tudi možnost Sharing, kjer deljenju določimo stalnega partnerja. Z njim delimo vse fotografije, zgolj portrete določenih oseb ali slike od izbranega dne naprej. Še najboljša varianta pa je deljenje fotografij neposredno z mobilne naprave, kjer najlažje preskočimo pošiljanje po elektronski pošti, če ustvarimo deljeni album (Shared Album / New Shared Album).

SLIKA: WinTriki04_3.png Uporabniški vmesnik spletne storitve za deljenje video posnetkov Mediafire je z vgrajenim raziskovalcem zelo podoben namiznim programom.

Snemanje video posnetkov nam je s sodobnimi telefoni na voljo v vsakem trenutku, zato se datoteke v lokalni shrambi kopičijo kot bolhe na potepuškem psu. Ogromne datoteke je po elektronski pošti skorajda nemogoče deliti, zato nam na pomoč priskočijo spletne storitve po vzoru spletišča MediaFire, ki omogoča brezplačno deljenje videov v velikosti do 4 GB. Na spletnem naslovu mediafire.com se prijavimo z gumbom Sign Up, izberemo najbolj osnovno različico storitve – Get Basic, ki nam dodeli 10 GB oblačnega prostora na strežnikih istoimenskega podjetja, nakar vpišemo ime, elektronski naslov in poljubno geslo. Uporabniški račun je kreiran takoj, vpisovanje pa nepotrebno, saj nas sistem takoj vrže v akcijo. Vmesnik je precej podoben namiznim programom. Z gumbom Upload v imeniško strukturo nalagamo video izdelke, ki jih nato delimo s spletno povezavo, prek najbolj priljubljenih družabnih omrežij ali celo vgradimo v lastno spletno stran prek podane kode HTML. Profesionalna različica storitve za pet ameriških dolarjev mesečno odstrani oglase, poveča prostor in omejitev velikosti posamezne datoteke z 20 GB na 1 TB ter doda napredne zmožnosti, med katerimi ne manjkajo zaščita datotek z geslom, neposredne povezave in deljenje celih imenikov.

Pošiljanje dokumentov

Sodelovanje je danes v času nenehne povezanosti pogostejše od laži politikov, zato ni čudno, da elektronska pošta največkrat služi pošiljanju dokumentov sem in tja. Ali gre za skupno pisanje zapisnika sestanka, rojstnodnevnega voščila družine enemu izmed članov ali računanja mesečnega proračuna, v vsakem primeru je tovrstno sodelovanje zamudno in nerodno. Najprej prva oseba sestavi osnutek, ga druga dopolni, da ga spet prva popravi in tako naprej. Najmanj, kar se nam pri tej telovadbi hitro sfiži, je celovitost dokumenta. Drobne spremembe se zlahka izgubijo, o nadzoru različic v primeru elektronske pošte pa seveda ni ne duha ne sluha. Veliko bolje je zato za sodelovalno ustvarjanje dokumentov uporabiti namensko spletno storitev.

SLIKA: WinTriki04_4.png Google Drive med drugim omogoča tudi sodelovalno delo na dokumentih DOCX in XLSX, prvotno spisanih v namiznih programih MS Office.

Google Drive dokumente hrani na spletu, kjer lahko do njih dostopa več ljudi hkrati. Vse, kar potrebujemo, je Googlov račun. Z gumbom New ustvarimo nov dokument, preglednico ali predstavitev. Drive je dodal tudi zmožnost uvoza dokumentov in preglednic DOCX, XLSX, ustvarjenih v drugih programih, kakršna je Microsoftova nadvse priljubljena zbirka Office. Službeni dokument odpremo tako, da z New / Google Docs / Blank document ustvarimo nov dokument ter s File / Open, z izbiro zavihka Upload in vlečenjem ali uporabo ukaza Select a file from your device uvozimo DOCX z lokalnega diska. Postopek dokument, spisan na službenem računalniku in v službenih programih, prenese v Googlov oblak ter ga pretvori v njemu prijazno obliko. Delimo ga z modrim gumbom Share. Osebe, s katerimi bomo sodelovali pri izbranem dokumentu, izberemo z vpisom njihovih elektronskih naslovov ali prek družabnega omrežja Facebook. Sodelovalno delo je odlično, pri posameznem dokumentu lahko dela več oseb hkrati, vsi vidijo narejene spremembe v realnem času. Omogočena sta dodajanje komentarjev in zaklepanje dokumenta. Pregled različic najdemo pod File / Version history / See version history.

Pošiljanje spletne vsebine

SLIKA: WinTriki04_5.png Digitalna tabla Padlet je kot nalašč za deljenje na spletu najdenih vsebin.

Ob spletnem pohajkovanju večkrat naletimo na vsebino, ki bi jo na vsak način radi delili z drugimi. Logična pot do deljenja pelje skozi odjemalec elektronske pošte. Namesto pošiljanja spletnih povezav v elektronskih sporočilih lahko uporabimo spletno storitev Padlet. Po prijavi na uradnem spletišču storitve in izbiri brezplačnega paketa prvo vsebino objavimo z gumbom Make a padlet, kjer najprej izberemo obliko izdelka, nakar stran napolnimo z večkratno rabo znaka plus. Padlet je spletna tabla, ki jo oblikujemo po lastnem okusu. Brezplačna različica storitve omogoča tri table z različnimi vsebinami, na primer eno za objavo spletnih povezav, drugo za učenje in tretjo za službene zadeve. Na posamezno tablo zmečemo vse, kar nam srce poželi, od slik in dokumentov z računalnika do spletnih povezav, iskanj, lokacij in drugo. Vsebino tabel delimo z gumbom Share. Omogočeno je deljenje z vabili, s povezavami, kodo QR in prek družabnih omrežij. Plačljiva različica spletne storitve za osem evrov mesečno odstrani omejitev števila digitalnih tabel, poveča velikost prenesenih datotek, nudi boljšo organizacijo z imeniki in oznakami ter doda prednostno podporo.

Pošiljanje nakupovalnih seznamov, opravil in podobno

SLIKA: WinTriki04_6.png Odličen spletni seznam Todoist s številnimi bližnjicami poleg deljenja znatno pohitri tudi vnos posameznih opravil.

V vsakdanjem življenju na veliko uporabljamo najrazličnejše sezname, da vemo, kaj postoriti v službi, kaj doma, kaj kupiti v trgovini in tako naprej. Običajno so tovrstni seznami namenjeni zgolj nam, a večkrat se pojavi potreba po njihovem deljenju. Še lažja od pošiljanja nakupovalnega lističa po elektronski pošti na ženin naslov je uporaba spletne storitve Todoist. Storitev je na voljo na spletu, telefonih in pametnih urah. Ponaša se s hitrostjo nalaganja vsebin in z odličnim uporabniškim vmesnikom s številnimi bližnjicami, med katerimi velja izpostaviti uporabo kratic pri določanju opravil po dnevih. Pri naslovu opravila se, na primer, doda kratica »Mon« in aplikacija samodejno uvrsti opravilo na ponedeljek. S tem odpade potreba po uporabi koledarja. Na voljo je tudi možnost razvrščanja opravil po projektih in v okviru skupin z drugimi uporabniki. Posamezne projekte oziroma sezname delimo z izbiro treh pik in ukazom Share Project, kjer vnesemo imena ali elektronske naslove oseb, s katerimi se želimo povezati. Podoben postopek deljenja nas čaka tudi na drugih napravah, ki podpirajo storitev. Uporaba Todoista je načelno brezplačna, plačevanje treh evrov mesečno pa nepotrebno, če ne spadamo med naprednejše uporabnike, ki potrebujejo neomejeno število odprtih nalog, pregled končanih opravil, prilagajanje videza in dodajanje oznak ali komentarjev.

Pošiljanje vabil

SLIKA: WinTriki04_7.png Doodle sicer omogoča organizacijo dogodkov brez ustvarjenega uporabniškega računa, a v zameno za lenobo ostanemo brez zgodovine in nadzora povratnih informacij.

Še zadnje opravilo, ki največkrat doleti dežurni program za elektronsko komuniciranje, je organizacija dogodkov. Nabiralniki elektronske pošte širom sveta so polni najrazličnejših vabil na sestanke, rojstnodnevne zabave, predstavitve, športne dogodke in podobno. Vse je videti v najlepšem redu, če gre za vabilo na že organiziran dogodek, kaj pa v primeru, ko z elektronsko pošto preverjamo, kateri datum bi prijateljem ustrezal za letošnji »moški oddih«? Zmešnjava! Ki težko privede do pravega kompromisa oziroma datuma, ki bi ustrezal vsem. V ta namen so razvijalci spletišča Doodle ustvarili storitev skupne organizacije dogodkov. Dobra plat rešitve je, da jo lahko občasno uporabimo brez potrebe po prijavi. Na prvi strani spletišča sta sicer osrednja gumba Sign up in Log in, a nas Create a Doodle popelje neposredno na ustvarjanje enkratnega dogodka, kjer najprej vnesemo naziv, nato še lokacijo ter opis. V naslednjem koraku izberemo datum, plačljivi uporabniki lahko s storitvijo povežejo osebni koledar, potem izberemo način, kako bodo sodelujoči potrjevali ponujene opcije. Ko je dogodek ustvarjen, ga delimo prek povezave ali elektronske pošte. Če želimo pri uporabi Doodla vsaj beleženje zgodovine, si omislimo brezplačen uporabniški račun, ki izkušnjo nadgradi s preprostim uporabniškim vmesnikom, razdeljenim na dva dela, levo so nastavitve, desno upravljanje vabil.