Dirka k idealom
Kaj bo prej množično razširjeno – brezpapirno poslovanje ali samovozeči avtomobili? Če bi sodili po trenutnem stanju, potem se zdi brezpapirno poslovanje prej uresničljiv ideal, saj ga je nekaterim podjetjem že uspelo doseči, povsem avtonomne vožnje, razen v precej natančno določenih pogojih in okoljih, pa pač še ne. Toda če hkrati pomislimo na to, da po svetu še vedno natisnemo okoli 50 bilijonov dokumentov letno, pa v to številko seveda niso všteti vsi časopisi, revije, navodila za uporabo izdelkov in cel kup drugih vsebin na papirju, je družba od vseprisotnega brezpapirnega poslovanja vendarle še zelo zelo daleč.
Vseeno pa se mi zdi desetletja star koncept brezpapirne pisarne (vse) bliže realnosti za podjetja in javno upravo. Cene strojne in programske opreme so se močno znižale. Danes ima malodane vsaka pisarna potrebno strojno opremo za digitalizacijo dokumentov v papirni obliki in s tem vstopno točko za vstop v digitalni svet. V kombinaciji s pravo programsko rešitvijo lahko to pomaga zmanjšati stroške poslovanja na številnih področjih, bodisi pri virih ali shranjevanju fizičnih dokumentov.
Zakaj bi v tem primeru prej stavil na digitalizacijo poslovanja? Predvsem zato, ker na vsakem koraku vendarle vidim dokaze, da se kot družba premikamo od papirja k pikslom (beri: slikovnim pikam za zaslonih). Prehod iz papirnega sveta v digitalnega pomeni strategijo digitalizacije dela z dokumenti. To vključuje dokumente, ki jih je treba digitalizirati, in z njimi povezane procese. Če podjetje prejme veliko klasične pošte, digitalizacija olajša kroženje pošte po različnih oddelkih, kar pospeši delovne procese.
Brezpapirno poslovanje se počasi, a vztrajno uresničuje. Po podatkih raziskave podjetja Bitkom Research je leta 2022 vsako osmo podjetje (v Nemčiji) že poslovalo brez papirja. Zgolj za primerjavo: enaka raziskava, opravljena leta 2018, je ugotovila, da je brezpapirno poslovalo le vsako stoto podjetje. V štirih letih se je tako delež podjetij, ki poslujejo brezpapirno, močno povečal. Trend je jasen: priče smo močnemu premiku v brezpapirno delo v podjetjih. A zdi se, da je bil začetek vendarle lažji, kot bo nadaljevanje. Samostojnih podjetnikov in tehnoloških zagonskih podjetij ni bilo težko poučiti o prednosti brezpapirnega poslovanja – veliko trši oreh bodo vsi tisti, ki bi »radi še naprej delali po starem«. Stara sidra tudi v tem primeru močno držijo. A četudi v povprečju vsak drugi delovni proces v podjetjih še naprej vključuje papir, je napredek očiten – v preteklosti je bil delež s papirjem povezanih procesov 75-odstoten, že čez kako leto pa bo bliže 25 odstotkov. Prostora za izboljšave je vsekakor še zelo veliko.
Potem je tu še dodaten pomislek – zaupanje v izsledke raziskav. Ljudje se v anketah podobno kot na družbenih omrežjih radi predstavljamo v (naj)lepši luči. Mar lahko zaupamo podjetjem, ki trdijo, da so popolnoma brez papirja? Kako brezpapirna je dejansko brezpapirna pisarna? Po definiciji brez papirja pomeni, da se na delovnem mestu ne uporabljajo niti papirni dokumenti niti procesi, ki temeljijo na papirju. Popolnoma opustiti papir v poslovnih okoljih bo precej težko, saj so še vedno nekateri dokumenti, ki obstajajo zgolj v papirni obliki, kot so potrdila, notarsko overjene listine ali posebne vrste pogodb. Prav zato se zdi »nežno papirna« pisarna za zdaj bolj realističen cilj. In precej bolj uresničljiv od samovozečih vozil.