Aktualna rešitev za evidenco delovnega časa – tudi za delo od doma
Z začetkom letošnjega leta, za katerega lahko že sedaj rečemo, da bo nedvomno zgodovinsko, je bilo veliko govora o evidenci delovnega časa, saj je Sodišče EU naložilo državam članicam, da morajo to področje podrobneje urediti in sprejeti zakonodajo, ki bo zahtevala objektivno in zanesljivo beleženje delovnega časa zaposlenih.
V Sloveniji že obstoječa zakonodaja zahteva od delodajalcev, da vodijo evidenco delovnega časa, vendar ne opredeljuje natančnega načina, kot ga zahteva omenjeno sodišče.
Predviden rok za natančnejšo zakonodajno ureditev področja je nesrečno skorajda sovpadel z razmahom epidemije in uvajanjem ukrepov. Nenadne in nepoznane razmere so preusmerile pozornost na spopadanje z epidemijo in blaženje krize. Na prvi mah so delodajalci v izrednih razmerah pozabili na temo evidence delovnega časa oziroma so ta izziv zavestno odložili na kasnejše mirnejše čase, saj je situacija narekovala spopadanje z aktualnejšimi težavami.
V luči odgovornega omejevanja fizičnih kontaktov in spopadanja z epidemijo se je eksponentno razživela praksa dela od doma. Vse več delodajalcev je organiziralo delo na način, da so njihovi zaposleni opravljali delo od doma. Predvsem tisti, pri katerih to ni bila navada, so se na enkrat zavedali, da v tem primeru nimajo nikakršnega nadzora nad izrabo delovnega časa svojih zaposlenih. Vendar pa je vodenje evidence delovnega časa po trenutnem zakonu dolžnost vsakega delodajalca, kljub tem, da za enkrat še ni natančno definiran način. Tudi delodajalci, ki so sicer na delovnem mestu natančneje beležili prisotnost zaposlenih, so se soočili z novo situacijo, za katero še niso imeli pripravljene rešitve.
Na enkrat je na videz ne nujen izziv postal precej aktualen in potreben takojšnje rešitve. Delodajalci, ki so se zaradi novonastale situacije spravili k ad hoc reševanju akutne težave, so ugotovili, da je pravzaprav veliko bolj smotrno k stvari pristopiti celovito in poiskati popolno rešitev za evidenco delovnega časa, tako za opravljanje dela na delovnem mestu, kot tudi od doma.
Vodenje prisotnosti zaposlenih, kot ga narekuje Sodišče Evropske unije in kot ga bo zahtevala tudi slovenska zakonodaja v bližnji prihodnosti, trenutno še ni tako razširjena praksa, razen v večjih podjetjih, obstajajo pa za to že različne rešitve. Gre za elektronsko beleženje prisotnosti delavcev na delovnem mestu, ki povsem izpolnjuje kriterije, ki jih bo nalagala nova zakonodaja.
Grad d.d. na tem področju zagotavlja odlično in cenovno ugodno rešitev Tempus z naprednimi funkcijami za ažurno in zakonsko skladno registracijo delovnega časa v gospodarskih družbah in javnem sektorju. V prvi vrsti omogoča beleženje prihodov, odhodov in odmorov na elektronskih registratorjih iTempus. S predhodno določitvijo urnikov, urnih postavk in ostalih podatkov, skladnih s pravilniki podjetja, program sam opozarja na morebitne nepravilnosti in potrebne popravke ter tako poskrbi za učinkovit in popoln obračun izrabe delovnega časa.
Trend dela od doma postaja vse bolj sprejemljiv v zaposlitveni kulturi tudi pri nas. Predvsem v poklicih ali celih panogah, ki so take narave, da omogočajo večjo fleksibilnost glede lokacije opravljanja dela. Izredno stanje in razmere, ki so se letos pojavile, pa so pokazale, kako hitro se lahko prilagodimo na delo izven poslovnih prostorov delodajalca. Večina podjetji, kjer je narava dela to dopuščala, je organiziralo delo od doma. Kar pa je, poleg klasičnega »štempljanja«, zahtevalo dodatne načine evidentiranja izrabe delovnega časa.
Za ta del je Grad d.d. poskrbel s spletno aplikacija eOdobritve, ki je povezljiva s Tempusom in ustvarja enake učinke, kot registracija na elektronski napravi iTempus. Aplikacija omogoča, da lahko vsak zaposleni enostavno registrira dogodke v sklopu svojega delovnega časa, enako kot če bi se registriral na vhodu podjetja. Hkrati pa omogoča vlaganje elektronskih zahtevkov za dopuste, službene poti in druge odsotnosti, ki vplivajo na obračun delovnega časa. Osnovni ogled aplikacije temelji na preglednem koledarju, ki omogoča učinkovit prikaz urnika, prisotnosti in drugih obveznosti posameznika. Hkrati pa je aplikacija tudi osebni portal vsakega zaposlenega, kjer od delodajalca brezpapirno prejema plačilne liste in druge obračune, sklep o dopustu ter druge relevantne dokumente.
Uporaba gradovih rešitev za evidenco delovnega časa poleg izpolnjevanja zakonodajnih obveznosti in urejene evidence, delodajalcu omogoča tudi dodatne praktične prednosti. Popolna povezljivost s programom za obračun plač Vitez in drugimi moduli iz sistema GRAD zagotavlja hiter pretok podatkov, kar pomeni učinkovit sistem informacijske podpore celotnega poslovanja.
