Brez podatkov ni kakovostnega upravljanja
Digitalizirana rešitev evidenc za potrebe upravljanja stavb dotBusiness checkpoint obvlada prav vodenje evidenc. Enostavno in učinkovito.
Upravitelji stavb imajo ogromno dela, tega pa spremlja še veliko birokracije. Vse mora namreč biti ustrezno evidentirano, da ustreza črki zakona in da lahko v nadaljevanju podjetje poskrbi za optimalno porabo virov. Najpogostejši primeri potreb po evidencah s področja upravljanja stavb so evidence čiščenj, evidence pregledov, evidence vzdrževalnih del, evidence vpogledov v osebne podatke, evidence vzorčenj vode in drugih substanc, evidence porabe materiala, evidence parametrov meritev, evidence pregledov gasilnih aparatov, evidence pregledov naprav za ogrevanje in še bi lahko naštevali.
Pri izvedbi posameznih del, meritev in storitev si upravitelji stavb pomagajo z zunanjimi izvajalci. Za potrebe beleženja posamezne aktivnosti izvajalcev ali zbiranja parametrov meritev si lahko podjetja olajšajo izvajanje evidenc z namensko rešitvijo dotBusiness checkpoint. Ta je povsem prilagojena za delo na terenu in z mobilnimi napravami, saj je mobilna aplikacija, prilagojena za delo s tablico ali pametnim telefonom, na voljo za naprave z operacijskim sistemom Google Andoid in Apple iOS. Izvajalci lahko tako posamezen pregled opravijo s pomočjo kontrolne liste, zabeležijo potrebne merilne parametre in deleže vrednosti izvedenih meritev.
Kako deluje?
Izvajalec naloge oziroma aktivnosti od upravitelja preko elektronske pošte prejme povezavo za vnos gesla, s katerim se prijavi v brezplačno aplikacijo dotBusiness checkpoint na telefonu ali tablici. Zatem poskenira pripeto QR-kodo na mestu izvajanja storitve in prične z izvajanjem oziroma beleženjem naloge. Nalogo in storitev lahko izvajalec sicer izbere tudi ročno iz seznama dodeljenih opravil. Glede na dogovor z naročnikom ali potrebo po dokazilu lahko začetno ali vmesno stanje slika, vnaša pripombe ter popisuje porabo materiala. Po končani nalogi izvajalec preprosto zaključi opravilo, vneseni parametri pa se samodejno shranijo med aktivnosti. Te si lahko v nadaljevanju tudi ogleda na svoji napravi.
Upravitelju je na voljo enostavna opredelitev nalog, saj lahko upravitelj preko spletnega portala (delno pa tudi izvajalec) posamezni nalogi dodeli različne parametre, kot so izvajane storitve, porabo materiala, časovni potek oziroma periodičnost naloge, potrebe po poročilu ali dokazih (fotografije, GPS-lokacija), potreba po povratni informaciji z ocenami udeležencev. Aplikacija ima vgrajen tudi sistem obveščanja, ki izvajalcem ali udeležencem pošiljanja ustrezna obvestila. Rešitev dotBusiness checkpoint podpira tudi vnos več kontrolnih mest ter določanje mikrolokacij izvajanj zapisov in meritev. Naročnik lahko izvajalcu pošlje navodilo ali sporočilo na mobilno aplikacijo, pri čemer lahko vklopi prejem povratne informacije o odprtju sporočila.
Hiter in učinkovit pregled aktivnosti ter stroškov
Nadzornik lahko preko spletnega portala v vsakem trenutku pregleduje aktivnosti in stroške – glede na izbrane parametre. Poleg tega lahko prejema samodejno generirano personalizirano poročilo na izbran e-poštni naslov o napredku ali zaključku aktivnosti.
Cenovno ugodna rešitev dotBusiness checkpoint podjetjem zagotavlja:
- preprosto in učinkovito beleženje aktivnosti,
- skrbno urejene evidence in statistike,
- mnenja in ankete uporabnikov,
- obveščanje in promocije,
- API-povezave s sistemi ERP in DMS.
Mnenje (končnega) uporabnika šteje
Rešitev dotBusiness checkpoint je z vidika podjetja zelo uporabna tudi takrat, ko želimo prejeti povratno informacijo obiskovalcev, strank, nadzornikov, končnih uporabnikov … Preko spletnega portala lahko hitro in enostavno izdela anketo – lahko za vsako opravilo ali mikrolokacijo, vnese ocenjevalne parametre in določi pot do ankete.
Upravitelj lahko v vsak prostor postavi plaketo, na kateri se poleg obvestila in zahvale za razumevanje ob izvedbi del nahaja tudi povezava do ankete. Ta je v praktični obliki QR-kode in strankam omogoča ocenjevanje dela izvajalca. Povratna informacija strank z ocenami je namreč zlata vredna, saj skrbi, da izvajalec svoje delo opravlja dobro, upravitelj stavbe pa hitro opazi morebitna odstopanja.
Rešitev dotBusiness checkpoint lahko ob oddaji ocene prikaže tudi promocijska obvestila strankam in skrbi za komunikacijo z izvajalci del. Takšno rešitev za beleženje aktivnosti bi si moral omisliti prav vsak upravitelj stavb.