Digitalizacije poslovanja ne zaupajte začetnikom

Digitalizacija poslovanja ne odpušča napak oziroma so te lahko izjemno drage, zato je ne smete opraviti polovičarsko. Zaupajte jo partnerju z izkušnjami in se izognite glavobolom.

V dobi, ko digitalizacija spreminja na­čin poslovanja, postaja povezljivost ključna za uspeh podjetij. Digitaliza­cija poslovanja pa ni odvisna zgolj od tehnolo­gije, temveč tudi od kulture in sodelovanja za­poslenih znotraj podjetja. To naj se kaže tudi pri izbiri in implementaciji tehničnih rešitev, ki omogočajo optimizacijo, nadzor in avtomati­zacijo poslovnih procesov. Uvedba digitalnih rešitev že dolgo ni zgolj tehnični projekt, tem­več gre (tudi) za naložbo v ljudi in njihov od­nos do sprememb.

Poslovni procesi po meri zaposlenih

Če naj podjetje doseže kar najboljše rezul­tate, mora svoje poslovne procese oblikova­ti tako, da bodo ustrezali zaposlenim. Gre za neke vrste poslovno ergonomijo. To lahko do­sežete z rešitvijo mDocs Business Process Ma­nagement. Gre za rešitev, ki omogoča celo­vit pristop k upravljanju poslovnih procesov in vključuje tako ljudi kot tehnologijo. Uved­ba pregledne dokumentno procesne platfor­me mDocs v poslovanje ni le tehnološki ko­rak naprej, ampak hkrati tudi kulturni premik, ki spodbuja sodelovanje in inovativnost zapo­slenih. Zanesljiva platforma podjetjem omo­goča jasne in pregledne poslovne procese ter njihovo upravljanje in nadzor, hitrejše in zane­sljive poslovne odločitve, sledenje dokumen­tom in podatkom ter aktivno sodelovanje za­poslenih v digitalnih procesih.

Rešitev mDocs ponuja celoten spekter mo­dulov, s katerimi podjetje lahko doseže celovi­to digitalno upravljanje vodstvenih in podpor­nih poslovnih procesov. Na tem mestu želimo izpostaviti modularno rešitev mISO za upra­vljanje internih aktov ter mPogodbe, mNaroči­la, mProjekt in mHR za upravljanje kadrovske dokumentacije. Spremljanje tekočega poslo­vanja postane še bolj dosegljivo, ko podjetje v poslovne procese vključi rešitev za digital­no podpisovanje mSign, ki se popolnoma in­tegrira v platformo mDocs. S tem se vzpostavi sinergijski pristop, ki omogoča učinkovito po­vezovanje ključnih orodij in zagotavlja usklaje­nost informacij v organizaciji.

Velja poudariti, da rešitev mDocs ni statična, ampak prilagodljiva, lahko se nadgrajuje, kar omogoča, da so poslovni procesi vedno opti­mizirani in prilagojeni spreminjajočim se potre­bam podjetja. Enako velja za dokumente pod­jetja, ki so zbrani in urejeni »pod eno streho«, poleg tega podjetje Mikrografija lahko poskrbi tudi za zakonsko skladno varno e-hrambo.

»V sodobnem času mora podjetje spodbu­jati odprtost do novih idej in sprememb ter stalnih izboljšav. To mu omogoča okolje, v katerem digitalna tehnologija postane učin­kovit sestavni del vsakodnevnega poslova­nja. mDocs torej ni le orodje za podporo BPM, temveč gonilo učinkovitega in inovativne­ga poslovnega okolja,« pravi Simona Iljaš Vo­grinc, vodja podpore v podjetju Mikrografija.

Neštete prednosti

Digitalizacija poslovnih procesov odpira vrata številnim prednostim sodobnega poslo­vanja. Ob njeni pomoči podjetje postane bolj odporno na spremembe, saj jasna komunika­cija, izmenjava podatkov in dokumentov po­skrbijo, da so zaposleni in stranke ustrezno informirani, vodstvo pa lahko sprejema na po­datkih utemeljene poslovne odločitve. Napre­dna dokumentno procesna rešitev, kakršna je platforma mDocs, skrbi tudi za varnost poslo­vanja, saj bistveno zmanjša tveganja, pove­zana z varnostjo in zasebnostjo podatkov, z doslednim upoštevanjem regulativ, uvedbo ustreznih varnostnih protokolov ter s šifrira­njem podatkov. Ker za razvoj rešitve skrbi po­nudnik, je ta vedno skladna z zahtevami regu­lativ in zakonodaje, uporabniki oblačne razli­čice pa so vedno deležni najnovejše različice programske opreme.

Temeljna analiza in modeliranje procesov, ki sta prva koraka pri uporabi rešitve mDocs Bu­siness Process Management, podjetju omogo­čata boljše razumevanje in načrtovanje proce­sov ter njihovo digitalizacijo in nadaljnjo op­timizacijo. Kot pravi pregovor, je dober načrt že pol rešitve, ustrezno modelirani procesi, ki upoštevajo delo zaposlenih in tokokrog doku­mentov ter izmenjave informacij, pa zagoto­vilo za odlično uporabniško izkušnjo. Ta je na­mreč predpogoj, da se implementirani rešitvi zaposleni ne bodo uprli, ampak nasprotno, z veseljem jo bodo posvojili in uporabljali.

»Zavedamo se, da je vsako poslovno okolje edinstveno. Razumemo zahteve in potrebe do­mačih podjetij in organizacij ne glede na to, ali gre za občino, knjižnico ali proizvodno podje­tje in vse, kar je vmes. Prav zato smo poskrbe­li, da se platforma mDocs temeljito integrira z drugimi poslovnimi rešitvami v okoljih sloven­skih podjetij,« je še dodala Simona Iljaš Vogrinc.

Tisti, ki vedo, kaj delajo

Digitalizacija poslovanja ni enkratna nalo­ga, temveč nenehen proces. Treba je stalno spremljati rezultate, izvajati izboljšave in se prilagajati spreminjajočim se potrebam orga­nizacije. Pri elektronskem oziroma brezpapir­nem poslovanju ni bližnjic, so le rešitve. Podje­tje Mikrografija stavi na profesionalni pristop k digitalizaciji poslovanja. Z njenimi rešitvami in storitvami boste poslovali učinkoviteje, na­tančneje, skratka –preprosto bolje.

»Če vam obvladovanje dokumentov in procesov v poslovnem okolju povzroča gla­vobol, nas pokličite. Odpravili ga bomo,« je že pred več kot desetletjem pisalo na spletni strani www.mikrografija.si. In kot pribito drži še danes!