Dobre prakse avtomatizacije procesov skozi orodja BPA

Že desetletja na svetovnem parketu prevladujejo orodja za upravljanje poslovnih procesov – BPM (angl. Business Process Management).

Majhne in velike organizacije so od začetka najbolj cenile t. i. No Code koncept, ki jim omogoča, da z vedno manjšimi stroški zunanjih razvojnih IT-hiš same pokrivajo vedno večje digitalizacijske potrebe – »same programirajo«. Ko želi organizacija vpeljati nov proces v svoje okolje BPM, se pogosto ne obrne več na zunanje IT-podjetje, ne čaka na rezultat, temveč sama z No Code okoljem, ki podpira vizualno risanje (kot npr. MS Visio), »ustvari« nov proces ali funkcionalnost.

V zadnjem desetletju pa se pri naprednejših uporabnikih potrebe spreminjajo, želijo več. Naučili so se No Code ustvarjanja lastnih poslovnih procesov, implementacija sprememb je skoraj takojšnja, stroški so minimalni. Pojavlja se naslednja velika revolucija: uporabniki želijo boljšo izrabo lastnega delovnega časa, želijo avtomatizacijo, njihova interakcija z računalnikom ne sme biti enaka kot pred 20 leti. Od naprednega sistema pričakujejo, da sam izpolni znane podatke, preveri na internetu vse, kar je mogoče najti, v imenu uporabnikov tudi opravi administrativna dela, za katera postajamo ljudje preprosto preveč dragoceni.

Tako je zadnje desetletje peščica svetovne programske elite začela razvijati nove vzorce dela – avtomatizacijo poslovnih procesov oziroma BPA (Business Process Automation). Za orodja BPA ni več dovolj, da organizacijam omogočajo takojšnje učinke, digitalizacijo poslovnih idej in poslovnih procesov brez zunanjih stroškov ter zaključek takih projektov v nekaj dneh. Ta orodja ponujajo najpomembnejši korak evolucije – avtomatizacijo. Sprašujejo se, kje je vhodni podatek (angl. input) končnega uporabnika zares tako dragocen in potreben, da smemo njegov dragoceni čas potrošiti, kje pa morajo silikonski možgani narediti vse, kar zmorejo, da se ljudje prepuščamo vsebinskim temam.

Vhodni in izhodni računi v administraciji

Usposobljeni uporabniki tako čutijo, da organizacija ceni njihov čas in delo, zato tudi sami proaktivno pristopajo k novim avtomatizacijskim projektom organizacije in dodatno pripomorejo, da je organizacija vitkejša, hitrejša in konkurenčnejša. Sodelavcu v administraciji ni več treba pretipkavati podatkov iz pogodb ali računov, saj jih v generiranem ali skeniranem dokumentu poišče BPA-orodje in vpiše kot metapodatke v ustrezna polja računovodskega orodja. Pri tem orodje tudi poskrbi za ustrezne opomnike in ob ustrezni prilagoditvi procesa na opomnike pripravi tudi dejanja v administraciji.

Svoj čas ob ustreznem vodenju lahko nameni drugim opravilom in hkrati še nauči umetno inteligenco BPA-orodja, kako naj sam skrbi za pogodbe, njihove roke in zneske, opozarja na pogodbene obveznosti poslovne akterje in mnogo več.

Konsolidacije bank in njihovih poslovnih procesov

slovenskem bančnem svetu je v zadnjem času opaziti precejšnjo konsolidacijo. Združujejo se večje organizacije z različnimi internimi kulturami in predvsem različnimi internimi procesi. Poenotenje takih okolij je bistveno lažje z enotnim orodjem.

ShakeSpeare® se je tako pri nas kot v tujini izkazal za tisto platformo, ki na enostaven način zajema potrebne podatke enotnega procesa. Dovolj je fleksibilen za prilagoditve in hkrati tako robusten, da se v njem izpelje poenotenje delovanja večjih organizacij, in kot takega ga prepoznavajo tudi v največjih slovenskih bančnih sistemih.

Enoten dostop in zajem podatkov omogočata najboljšo mogočo obravnavo, ki zmanjšuje tveganja izgube podatkov ali zamude notranjih in zunanjih rokov izvedbe potrebnih aktivnosti.

Odvetniška pisarna

Tuja odvetniška pisarna je standardizirane primere prometnega prava in upravnih prekrškov želela poenostaviti že na začetku – ob prvem stiku s stranko.

Ob pomoči okolja BPA nastane vmesnik, ki na odvetnikovi spletni strani omogoča potencialni stranki vpis osnovnih podatkov primera in kontaktnih podatkov. Prek spletne strani lahko stranka tudi varno podpiše in odda samodejno generirano pooblastilo za zastopanje. S temi podatki okolje BPA ustvari datoteke s prvimi neposredno uporabljivimi dokumenti za zastopanje in vodenje primera.

Rezultat takega pristopa je, da je za take stranke pisarna »odprta« 24 ur na dan, opaznejša na internetu, hkrati pa prihrani 35–45 minut klasičnega pisarniškega dela pri vsaki stranki. Ko odvetnik dobi primer tako pripravljen, tudi lažje in hitreje oceni uspeh zastopanja.

K takemu pristopu namerava odvetniška pisarna dodati tudi digitalizacijo vhodnih primerov, ki jih dobi po »klasični« poti – torej preko navadne pošte oziroma z obiski strank. Še posebej primeri, ki jih prične dopisno, po klasični pošti, lahko s kombinacijo OCR in BPA orodij hitreje pripravi za nadaljnjo elektronsko obdelavo.

Kadrovska služba proizvodnega podjetja

V kadrovski službi so se srečali z večno težavo delnega prirejanja tipiziranih pogodb, še posebej za občasne zaposlitve, tuje delavce, pripravo dokumentacije za prijavo in odjavo delovne sile.

Vmesnik uporabnika v kadrovski službi inteligentno vodi skozi izbire osnovnih elementov tipa delovnega razmerja, pri tem se prilagaja vhodnim podatkom, ponudi tipične sestavine kot npr. trajanje poskusne dobe in v primeru zaposlitve tujega delavca za zahtevano dokumentacijo že pripravi drugačne predloge. V kombinaciji z DMS okoljem (Document Management System oz. dokumentni sistem) ustvari tudi personalno mapo delavca v kateri so dokumenti shranjeni in na posamične dokumente veže opomnike oz. roke, ko je treba opraviti določena dejanja.

Izognili so se večni zmedi z mapami na strežniku, stalnim preverjanjem katera je zadnja različica določene pogodbe in nepregledni razpredelnici dejanj, ki jih morajo opraviti pri vsakem delavcu.

Rezultat

Mnogi vidijo namen avtomatizacije dela v višjih prihodkih in večji storilnosti. Pomemben dejavnik takega pristopa v času vedno večje fluktuacije kadra pa je tudi motivacija in zadovoljstvo zaposlenih.

Usposobljeni in s tem opolnomočeni uporabniki so gonilo napredka v organizacijah, v katerih prav oni sami soustvarjajo boljši in trajnostni jutri, vendar tega cilja ob trenutni stopnji digitalizacije brez avtomatizacije ni mogoče doseči. Od organizacij po svetu se zahteva, še posebej v zadnjih dveh letih razmaha dela na daljavo, da uporabljajo vedno več digitalnih orodij in samo z avtomatizacije le-teh bomo zapluli v boljšo prihodnost z visoko motiviranimi ekipami in višjo kvaliteto življenja.

Več na www.zejn.com.