EDI povečuje zmogljivost oskrbovalne verige
Še vedno obstaja zmotno prepričanje, da je EDI (ang. Electronic Data Interchange) tehnologija, ki jo dominantni kupci vsiljujejo manjšim podjetjem, ki nosijo vse stroške, velika podjetja pa žanjejo uspeh.
V preteklosti je zgornja trditev veljala za resnično, danes pa je EDI široko dostopen. Na voljo je tudi kot upravljana storitev z možnostjo plačila po principu “pay as you go” oz. sprotnega plačevanja. Dosegljiva je tudi najmanjšim podjetjem. Zaradi sodobnih pristopov lahko številne prednosti, ki so bile prej dosegljive le velikim, sedaj izkoristijo tudi dobavitelji nižje v oskrbovalni verigi.
Finančne koristi EDI-ja so dobro poznane – različni prihranki so odvisni od same narave poslovanja. Ocenjujemo, da lahko podjetje prihrani od 9 EUR do 15 EUR na dokument. Prihranek je ocenjen glede na stroške celotnega procesa obdelave enega dokumenta (naročilo, račun, e-najava dobave), skupaj z materialnimi stroški in stroški dela.
Direktni administrativni prihranki ne predstavljajo več glavne donosnosti naložbe v EDI. Veliko zanimivejši so širši učinki v oskrbovalni verigi, ki prinašajo koristi vsakemu uporabniku, velikemu ali malemu. Če podjetju uspe pridobiti vsaj nekaj prednosti, se pokaže, da splošne koristi občutno prevladajo zgolj nad manjšimi administrativnimi stroški.
Hitrejši postopki. Poslovni postopki se odvijajo vedno hitreje. Naročila in odpoklici zajemajo predvidene potrebe kupca za mesec dni vnaprej, pri nekaterih sektorjih, kot je avtomobilska industrija, pa zgolj za naslednje 4 ure! Če za vnos naročil porabimo več časa, kot bi ga porabili z ročnim delom, naš sistem ni konkurenčen.
Povečan obseg. Izdelki in storitve so vse bolj raznoliki, njihov življenjski cikel kratkotrajen, stopnja prilagajanja pa vedno bolj intenzivna. Zahteve in potrebe kupcev/potrošnikov so manj predvidljive in se hitro spreminjajo; proizvodi so postali neke vrste modni predmeti in celo poslovni kupci pošiljajo, manjša vendar pogostejša naročila. T. i. »standardna količina zaloge« ne obstaja več. Količina izmenjanih podatkov se neizogibno in vztrajno povečuje.
Točnost. Ljudje smo precej dobri pri odkrivanju napak in nesmislov. Na žalost še boljši pri ustvarjanju le-teh. EDI deluje po principu »računalnik-računalnik« brez posredovanja človeka. Če so podatki v izvornem sistemu pravilni, se bodo takšni prenesli tudi v sprejemni sistem.
Poslovna učinkovitost. Osebje se lahko namesto na pretipkavanje podatkov iz preglednic osredotoča na produktivnejše naloge. Zaradi večje točnosti imamo manjši izmet, manj reklamacij in manjše zaloge. Bolj zanesljive in sledljive operacije izboljšujejo poslovne procese. Povečano medsebojno zaupanje med kupci in dobavitelji zmanjšuje zaloge, preprečuje nesporazume ter pripomore k uspešnemu in dolgoročnemu sodelovanju.
Poslovna strategija. Vse zgoraj našteto podjetjem (naj si bodo velika, srednja ali mala) omogoča natančno spremljanje dogajanja in ustrezen odziv na spremembe na trgu. Odzivni čas na spremembe, najsi gre za nove proizvode ali poslovne strategije, se lahko skrajša in s tem poenostavi vstop na nove trge, tako za kupce kot za dobavitelje. EDI lahko poveča tudi stopnjo družbene odgovornosti podjetja. Ne le, ker prihrani črnilo in papir, tudi zato, ker z nepopačenim prenosom podatkov ustvarja koncept SVoT (Single Version of Truth), ki omogoča večjo točnost podatkov ter njihovo edinstvenost, pravočasnost, usklajenost itd.
Zazrti v prihodnost. Koncept EDI-ja je povsem neodvisen od komunikacijskih protokolov, ki se uporabljajo za prenašanje podatkov. Neodvisnost je omogočila preživetje EDI tehnologije in ji obeta še uspešnejšo prihodnost. Podjetje bo tako vedno v koraku s trenutnimi in bodočimi zahtevami poslovnih partnerjev, ne glede na to, ali bodo zahtevali uporabo obstoječih ali novih poslovnih procesov oz. tehnologij.
Varnost in zaščita. Vsaka izmenjava podatkov zahteva zanesljiv prenos podatkov med partnerji. Za izmenjavo podatkov se najpogosteje uporabljajo uveljavljeni komunikacijski protokoli: OFTP, OFTP2 in AS2. Zagotavljajo sledljivost, preglednost, varnost in optimalen prenos. Podatki so ob uporabi sodobnih protokolov na poti med aplikacijami povsem zaščiteni.
EDI je postal povsem dostopen: zahteva manjšo začetno investicijo in minimalno usposabljanje osebja. Čeprav se predvideva, da imajo partnerji računalniško zasnovane sisteme, ki lahko posredujejo in sprejemajo EDI-sporočila, ni nujno, da je to popolni SAP- ali Oracle ERP-sistem. Dokaj osnovni finančni paketi številnim manjšim podjetjem omogočajo izkoriščati pridobitve in verodostojno sodelovanje v izbranih oskrbovalnih verigah.
Več informacij najdete na spletni strani www.visit.si.