Elektronsko obvladovanje dokumentov
V podjetju Comtech se z elektronskim obvladovanjem dokumentov ukvarjajo že od leta 1999. Ker se v zadnjih letih vse bolj širi elektronsko poslovanje med podjetji, je vse bolj zanimivo tudi področje elektronskega obvladovanja dokumentov. V Comtechu so se zato odločili za organizacijo seminarja na to temo, ki je bil konec marca v Ljubljani. Na seminarju so različni predavatelji govorili o elektronskem arhiviranju, usklajenosti elektronskega poslovanja z revizorskimi načeli, zakonski podlagi elektronske hrambe dokumentov, nekaj govora je bilo tudi o standardih s tega področja, predstavili pa so tudi primere iz prakse. Cena za uvedbo elektronskega obvladovanja dokumentov je seveda odvisna od števila dokumentov in uporabnikov, suče pa se nekako od dveh milijonov tolarjev naprej.
>>Poleg vseh ostalih prednosti, ki jih ima elektronsko obvladovanje dokumentov, smo se že dalj časa zavedali, da se papirni medij ne more vključevati v moderne tokove elektronske izmenjave informacij. Pa ne samo to, tudi zaradi širjenja elektronskega poslovanja smo si vse pogosteje zastavljali vprašanje, kako bomo arhivirali dogodke, ki so se zgodili v elektronski sferi,<< razlaga Boris Nose, direktor Comtecha.
Kateri so najpomembnejši elementi elektronskega obvladovanja dokumentov? Dokumenti so obvladljivi v elektronski obliki, proces obdelave posameznega procesa ali faze pa je transparenten. Čas obdelave v primerjavi s klasično obliko obdelave dokumentov je krajši, manjši pa so tudi stroški, saj dokumentov ni treba fotokopirati. Poleg tega so dokumenti tudi varno shranjeni in jih ni mogoče poškodovati, izgubiti ali uničiti.
>>Večina ljudi v podjetjih se ob uvedbi elektronskega obvladovanja dokumentov sploh ne zaveda kakšne prednosti in izboljšave bo prinesel nov način dela. Na začetku pričnemo z uvedbo rešitve na manjšem segmentu, ki je uporaben za manjši krog zaposlenih v podjetju. Ko se sistem razširi na več področij, se poveča tudi lista kandidatov, ki jih elektronski arhiv zadeva. Hitrost uvajanja in sprejema s strani uporabnikov je v veliki meri odvisna tudi od navodil vodstva,<< dodaja Nose.