Intuitivna programska oprema za upravljanje in podpisovanje dokumentov
Kakovostna programska oprema za delo z dokumenti močno olajša vse z dokumenti povezane postopke in opravila. Če vam pri tem še »bere misli«, toliko bolje.
Digitalna preobrazba je imperativ sodobnih podjetij, je vseobsežna in sega v vse pore poslovanja. Navadno se začne že z digitalizacijo poslovnih procesov, ki jo spremlja digitalizacija dokumentov in njihovega tokokroga. »Delo z dokumenti v digitalni obliki je bistveno hitrejše in zanesljivejše, zato velja vsak papirni dokument takoj digitalizirati – najbolje že v trenutku, ko vstopi v podjetje. Pot k brezpapirnemu poslovanju naj se zato začne že v vložišču,« pravi Boštjan Gaberc, direktor podjetja Mikrografija, d. o. o.
Dokumenti ne smejo biti prepuščeni naključju
Od tega, ali na dokumentnem področju vlada red ali nered, je zelo odvisna tudi učinkovitost poslovanja podjetja. Medtem ko v Sloveniji le dobra četrtina podjetij uporablja namensko rešitev za upravljanje dokumentov, na primer dokumentni sistem, ta v poslovanje vpelje red. Veliko reda. Dokumentni sistem poleg tega še dodatno pospeši in poenostavi delo z dokumenti in predstavlja ključno podporo internim procesom, saj ni le strukturiran način hranjenja dokumentov, temveč je živ sistem, ki v poslovni mozaik prinaša temelje za lažje in hitrejše odločanje ter operativno učinkovitost organizacije.
Dokumenti in interakcije
Različne raziskave ugotavljajo, da veliko ozkih grl, ki so povezana z dokumenti, nastaja v postopkih, ki zahtevajo različne vrste interakcije uporabnikov z dokumenti, denimo izpolnitev obrazca, vnos podatkov ter predvsem podpis dokumenta. Zaposleni v podjetjih vseh velikosti pogosto veliko časa porabijo za pridobivanje podpisov dokumentov, ne glede na to, ali imajo opraviti s strankami ali pa za namene interne komunikacije. V praksi se podpisovanje iz ozkega grla lahko kaj hitro prelevi v nočno moro zaposlenih, sploh če dokumenti potrebujejo več podpisnikov. A gre tudi drugače, enostavneje in predvsem hitreje. Slovenska zakonodaja omogoča, da je certificiran elektronski podpis zakonsko skladen in enakovreden ročnemu podpisu – torej ga velja uporabljati namesto klasičnega. Številna podjetja so že spoznala njegove prednosti, predvsem hitrost in v primeru tesne integracije z dokumentnim sistemom ter procesi tudi divjo učinkovitost.
Tehnično gledano je zajem podpisa relativno enostavno izvedljiv, saj se je mogoče digitalno podpisati na podpisni tablici, telefonu, z digitalnim potrdilom, podprta pa sta tudi zajem ročnega podpisa ali podpisovanje iz spletnega brskalnika. Tehnološko in varnostno preverjena rešitev za vse vrste podjetij, ki so se namenila iz svojega poslovanja popolnoma izločiti papir, prinaša znatne prihranke pri stroških poslovanja, obenem pa poskrbi za zakonsko zahtevano varnost, onemogoča naknadno zanikanje verodostojnosti in preprečuje nepooblaščene posege v že overjen dokument.
»Šele z elektronskim podpisom poslovanje postane zares brezpapirno. Poenostavitev podpisovanja dokumentov lahko podjetje reši z nakupom ali celo najemom certificirane podpisne platforme, kakršna je mSign. Uporaba rešitve je enostavna, v primeru najema pa je vzpostavitev mogoča že v enem dnevu. Poleg tega lahko podjetje katerikoli elektronski dokument pošlje v podpis tudi zunanjemu podpisniku, ki ni uporabnik rešitve mSign,« dodaja Gaberc.
E-dokumenti in e-hramba
Poslovni dokumenti v elektronski obliki, podobno kot papirni, zahtevajo zanesljivo in varno dolgoročno hrambo. Elektronska hramba v oblaku mSef ni zgolj »elektronska omara za dokumente«, ampak je zakonsko skladna, certificirana in celovita rešitev za pravnoveljavno dolgoročno hrambo in vzdrževanje vseh vrst vsebin (dokumentov, pogodb, e-računov …) v elektronski obliki.
Certificirana rešitev je namenjena uporabnikom, ki želijo storitev e-hrambe najeti v oblaku. Ker je najem storitve finančno in organizacijsko manj zahteven, je takšna storitev zanimiva tudi za manjše organizacije, ki želijo poenostaviti poslovanje in zagotoviti, da so zaposlenim dokumenti dostopni vedno, ko jih potrebujejo – z računalnika ali mobilne naprave.
Odlična uporabniška izkušnja
Ko enkrat tehnologija dozori in postane absolutno zanesljiva, primat prevzame uporabniška izkušnja. Ta namreč odloča o zadovoljstvu zaposlenih in strank. »Rešitev mSign stalno nadgrajujemo. Veliko truda vlagamo v zagotavljanje kar najboljše uporabniške izkušnje in prilagoditev rešitve posameznim uporabnikom oziroma okoljem,« pravi Gaberc. »Cilj sta preglednost in intuitivna raba rešitve, saj to pomeni, da zaposleni lahko delajo hitreje in ne delajo napak. Tako smo uvedli pregledne padajoče menije pa tudi možnost prilagoditve rešitve podatkom in procesom posameznega podjetja prek programabilnih vtičnikov API. Za brezhibno delovanje skrbi tudi t. i. optimizacija preverjanja vnosnih polj ̶ ali so ta izpolnjena z ustreznimi znaki in skladno s pravili, ali so bili dokumenti, ki jih oseba podpisuje, pregledani itd.«
Kaj pa vi, že imate izkušnje z res intuitivno poslovno programsko opremo?
