Izboljšave v Microsoft Teams za pomoč pri delu na daljavo

Microsoftovo orodje Teams je postalo v teh kriznih časih eno od ključnih orodij za delo in sodelovanje na daljavo. Microsoft je zato v posebni spletni konferenci razkril svoje načrte in novosti s katerimi naj bi omogočili še lažjo uporabo, obenem pa tudi zagotovili nemoteno delovanje celotnega sistema.

Microsoft Teams, ki mimogrede pravkar praznuje tretje leto obstoja, po navedbah proizvajalca ta hip na dnevni osnovi uporablja okoli 44 milijonov aktivnih uporabnikov. Za marsikoga bo nadvse pomembno zagotovilo, da je Microsoft infrastrukturo sistema Teams v zadnjih dneh močno nadgradil, tako da so pripravljeni oskrbeti tja do 2 milijardi (!) uporabnikov, ki delajo ali bodo delali na daljavo.

V luči kriznega dogajanja so pripravili tudi specifične konfiguracije orodja in ustrezne napotke za posamezne dejavnosti, na primer glede sodelovanje za potrebe nege bolnikov. Velja poudariti, da Microsoft večino funkcionalnosti programa Teams nudi že v brezplačni različici. Prav tako je orodje brezplačno na voljo izobraževalnim ustanovam. Podjetjem pa so v luči dogodkov ponudili brezplačno uporabo za dobo šestih mesecev.

Tako kot številna druga podjetja, se je tudi Microsoft odločil, da večino svojih zaposlenih opremi za delo od doma. Teams je tako postal osnovno orodje za poslovno komunikacijo znotraj družbe, kot tudi z vsemi strankami in partnerji. Podobne korake je naredilo še 93% odstotkov največjih podjetij na svetu, med katerimi so mnogi taki, ki imajo več kot 100.000 uporabnikov povezanih v virtualno delovno mesto.

Nova različica orodja Teams prinaša aktivno odstranjevanje šumov v zvočnih in videokonferenčnih povezavah, kjer s pomočjo naprednih algoritmov umetne inteligence omogoča izolacijo govora od šumov iz okolja govorca. V pomoč je tudi zmožnost samodejne razpoznave govora in prikaza podnapisov pri videokonferencah.

Teams je dobil tudi koristno funkcionalnost virtualnega »dviganja roke«, kjer lahko sodelujoči opozorijo ostale, da želijo besedo. Na ta način se da bolje organizirati sestanke, kjer sodeluje veliko udeležencev, kjer je težko razbrati, kdo želi besedo.

Zanimiva novost za delavce na terenu je podpora za komunikacije prek pametne zaščitne čelade družbe RealWare, ki ima vgrajene slušalke, mikrofon, kamero in mini zaslon za pomembne informacije. Izdelek je še posebej koristen za delovna okolja, kjer je dosti hrupa in kjer delavec potrebuje pri delu obe roki. Pametno čelado in klice prek programa Teams lahko v celoti krmilimo s pomočjo govorjenih ukazov, hkrati pa s pomočjo kamere oddaljenim osebam uporabnik prikazuje točno to kar vidi ali počne na terenu.

Pomembna novost v paketu Teams so rezervacije. Program omogoča, da lahko rezerviramo termin s sogovornikom neposredno iz samega programa. Primer je rezervacija naslednjega termina za razgovor z zdravnikom ali drugimi osebami, ki imajo sicer zaseden urnik. Teams pozna celo ekvivalent virtualne »čakalnice«, kjer uporabnik čaka, da sogovornik konča predhodni klic.

Časom primerno so prilagodili tudi orodje za kramljanje. Pogovor z osebami lahko zdaj odpnemo v ločena okna, kjer lahko lažje spremljamo več pogovorov hkrati. Obenem so omogočili tudi boljše kramljanje pri slabih internetnih povezavah, pogovore pa lahko prebiramo in pišemo odgovore tudi kadar ni spletne povezave. Podatki se bodo samodejno sinhronizirali ob vzpostavitvi.

Čeprav je videti, da so novosti prišle v ravno pravem trenutku, so seveda plod dela, ki se je začelo precej pred krizo, ki je čez noč zaposlene po svetu spremenile v delavce, ki delajo na daljavo. Microsoft se po drugi strani zaveda priložnosti in hkrati odgovornosti za delovanje orodja za delo na daljavo.

Vodilni možje družbe, ki so tudi predstavili novosti, so mnenja, da so sedanje razmere kljub vsemu tudi priložnost, da se svet nauči najboljše prakse pri delu na daljavo. Včasih je korak v to smer preprostejši, kot se zdi. Pri tem navajajo primer univerze v Bologni, kjer so učenje na daljavo s prek programa Microsoft Teams organizirali (povsem iz ničle) v zgolj treh dneh.