Od dokumentov do digitalne odličnosti: Odkrijte, kako lahko Konica Minolta preoblikuje vaše poslovanje

Ste naveličani zamudnih ročnih opravil pri tiskanju, skeniranju in arhiviranju dokumentov? Predstavljajte si poslo­vanje, kjer vse te procese upravljate z lahkoto, prihranite čas in znižate stroške. Pridružite se podjetjem, ki so z naprednimi rešitvami Koni­ca Minolta preoblikovala svoje delovanje ter dosegla novo raven učinkovitosti in uspeha.

Upravljanje zahtevkov

Vodenje primerov (case management)

Odvetniška pisarna: »Kako lahko izbolj­šamo upravljanje dokumentov, skrajša­mo čas iskanja ter zagotovimo skladnost z zakonskimi predpisi pri delu z občutljivi­mi pravnimi podatki, ob upoštevanju dej­stva, da naša odvetniška pisarna posluje na več lokacijah?«

Rešitev: Težavo smo uspešno rešili z uvedbo dokumentnega sistema M-Files. Dokumenti so zdaj centralno shranjeni in dostopni z obeh lokacij v realnem času. Na­predno iskanje omogoča hiter dostop do dokumentov, stroge varnostne politike pa zagotavljajo varnost podatkov in skladnost z zakonskimi predpisi. Postopki, kot so pre­gledovanje, odobritev in arhiviranje, so av­tomatizirani, s čimer smo zmanjšali admini­strativne obremenitve ter zagotovili popoln pregled nad zgodovino dokumentov (verzi­oniranje).

Sistem kakovosti (Quality management system)

Proizvodno podjetje: »Kako lahko vzpo­stavimo učinkovit sistem upravljanja ka­kovosti (QMS), ki bi omogočal centralizi­rano shranjevanje dokumentacije, avto­matizacijo potekov dela ter skladnost z in­dustrijskimi standardi in revizijskimi zah­tevami, saj je to zahteva naših kupcev za­radi občutljive narave naših proizvodov?«

Rešitev: Proizvodnemu podjetju smo uspešno uvedli sistem upravljanja kakovo­sti (QMS) z M-Files. Vsi dokumenti in postop­ki so zdaj centralno shranjeni in dostopni v realnem času. Avtomatizirani postopki omo­gočajo sledenje in nadzor kakovosti, med­tem ko napredno iskanje omogoči dostop do ključnih informacij. Stroge varnostne po­litike zagotavljajo skladnost s standardi, kot so GDPR/CCPA, ISO, HIPAA, celovita revizijska sled pa omogoča popoln pregled nad vsemi spremembami in revizijami.

Nabavni procesi

Trgovinska veriga: »Kako lahko izboljša­mo potrjevanje računov ter vzpostavimo povezavo med računi, naročilnicami in do­bavnicami, saj smo te procese doslej izva­jali ročno? Prav tako želimo digitalizirati in avtomatizirati naše kadrovske (HR) proce­se zaradi večje preglednosti in učinkovito­sti poslovanja.«

Rešitev: Težavo smo uspešno rešili z uved­bo M-Files. Postopki potrjevanja računov, po­vezovanja naročilnic, računov in dobavnic so zdaj popolnoma digitalizirani in avtomatizi­rani. Sistem omogoča enostavno iskanje, sle­dljivost in pregled nad celotnim procesom.

HR-procesi, kot so upravljanje pogodb, spremljanje zaposlitvene dokumentacije in potrjevanje dopustov, so prav tako avtomati­zirani, kar je zmanjšalo administrativne obre­menitve in izboljšalo preglednost. Vse infor­macije so varno shranjene in dostopne le po­oblaščenim osebam, kar zagotavlja skladnost z zakonskimi predpisi.

Logistični procesi

Logistično podjetje: »Kako lahko učin­kovito integriramo naše različne siste­me z dokumentnim sistemom, ob tem pa zagotovimo povezavo z obstoječimi sis­temi in aplikacijami, ki podpirajo delo vseh ključnih oddelkov v podjetju, kot so računovodstvo, carinski oddelek, proda­ja in vodstvo, da omogočimo nemoteno obravnavo dokumentov, enostaven do­stop do informacij ter pripravo na morebi­tne revizije, hkrati pa zagotavljamo skla­dnost z zakonodajnimi zahtevami?«

Rešitev: Za optimizacijo upravljanja doku­mentov in informacij smo uvedli M-Files in Abbyy FlexiCapture. M-Files je integriran z obema ERP-sistemoma podjetja, kar omogo­ča enostavno shranjevanje in arhiviranje do­kumentov. Abbyy FlexiCapture samodejno prebere metapodatke iz prejetih dokumen­tov, kar pospeši postopek uvoza. Avtomatizi­rani delovni procesi odpravijo napake in po­večajo učinkovitost. Sistem omogoča hitro is­kanje dokumentov po metapodatkih in vse­bini ne glede na njihovo lokacijo, kar zago­tavlja enostaven dostop do informacij. Avto­matizirani procesi zmanjšujejo napake in po­večujejo učinkovitost ter omogočajo večjo ažurnost, kar je ključnega pomena za hitro poslovanje.

Projektno vodenje

Gradbeno podjetje: »Kako lahko učinko­vito vodimo vso dokumentacijo in projek­te z dokumentnim sistemom (DMS), da zagotovimo enostaven dostop, sledljivost in usklajenost vseh dokumentov ter opti­miziramo obvladovanje projektov v na­šem gradbenem podjetju?«

Rešitev: Težavo smo rešili z uvedbo M-Fi­les dokumentnega sistema. Vse dokumen­te in projekte smo centralizirali v M-Files, kar omogoča enostaven dostop, obvlado­vanje dokumentacije v realnem času in nje­no sledenje. Sistem omogoča enostavno organizacijo dokumentov, kot so pogodbe, risbe, poročila in ostali projektni dokumenti, ter zagotavlja preglednost vseh sprememb in različic.

Avtomatizirani delovni procesi zagotavlja­jo doslednost pri obvladovanju nalog in rokih ter zmanjšujejo napake. S tem smo optimizi­rali obvladovanje projektov, povečali učinko­vitost in zagotovili skladnost z zakonskimi in industrijskimi zahtevami.

Optimizacija tiskalniškega okolja: več kot samo tiskanje

Konica Minolta ponuja celovite rešitve za digitalizacijo in upravljanje dokumentov. Z za­četkom natančne analize obstoječega tiskalni­škega okolja prepoznamo področja, kjer lahko znižate stroške, izboljšate delovne procese in povečate učinkovitost.

Pri tem izstopa programska opre­ma YSoft SafeQ, ki smo jo doslej na­mestili v približno 200 projektih in omogoča centralizirano upravljanje tiskanja, povečanje varnosti in opti­mizacijo stroškov. Ob pomoči varno­stnih funkcij, kot so šifriranje tiskanja, avtentikacija uporabnikov in sledenje dokumentov, YSoft SafeQ zagotavlja, da so vsi natisnjeni dokumenti varni, občutljivi podatki pa zaščiteni pred nepoobla­ščenim dostopom. Poleg tega omogoča spre­mljanje tiskalniških navad, kar podjetjem po­maga prepoznati priložnosti za prihranke in boljše upravljanje virov.

Prednosti YSoft SafeQ za podjetja:

• Povečana varnost z nadzorom dostopa do tiskanja.

• Analitika tiskanja za optimizacijo uporabe naprav.

• Znižanje stroškov s samodejno dodelitvijo pravic tiskanja glede na potrebe uporabni­kov.

Primer iz prakse: V srednje velikem pod­jetju z več kot 100 zaposlenimi smo ugotovi­li, da kar četrtina naprav ni optimalno izkori­ščena, kar je pomenilo nepotrebne stroške vzdrževanja. Po prehodu na centralizirano upravljanje tiskalnikov z YSoft SafeQ so zmanj­šali izpade delovanja za tretjino in prihranili več kot 10.000 evrov letno.

Samodejno naročanje potrošnega materia­la, kot so tonerji, pa dodatno razbremeni ad­ministrativna opravila, saj se material naroči samodejno, ko ga zmanjkuje, kar zagotavlja nemoteno delovanje.

Digitalizacija z naprednimi funkcijami skeniranja

Integracija funkcij za optično prepoznava­nje znakov (OCR) omogoča hitro pretvorbo fizičnih dokumentov v digitalno obliko. Tako dokumente hitro poiščete z nekaj kliki, prihra­nite prostor in izboljšate sledljivost.

M-Files: Hitra implementacija, enostavna uporaba in dolgoročni učinki

Naš dokumentni sistem M-Files omogoča hitro implementacijo in je izjemno enostaven za uporabo, kar pomeni, da se zaposleni z njim hitro seznanijo. Njegova intuitivnost zagotavlja hitro učenje (quick learning curve), zaradi česar si uporabniki po nekaj mesecih uporabe ne predstavljajo več hitrega in agilnega dela brez njega. Poleg tega je M-Files prepoznan v Gar­tnerjevem kvadrantu kot vizionar, kar potrjuje njegovo inovativnost in sposobnost prilagaja­nja sodobnim potrebam poslovanja.

Zaključek: Zakaj izbrati Konico Minolta?

Konica Minolta združuje tiskalniške sto­ritve in digitalizacijo v enoten ekosistem, ki podjetjem prinaša nižje stroške, večjo pro­duktivnost in popolno varnost podatkov. Z več kot 200 uspešno izvedenimi projekti op­timizacije in več kot 27 milijoni strani, nati­snjenimi vsak mesec, smo zanesljiv partner za vse velikosti organizacij.

Lokalna podpora in svetovanje: Naša ekipa strokovnjakov v Sloveniji vam je vedno na voljo za hitro in prilagojeno podporo.

Prilagojene rešitve: Razumemo specifič­ne potrebe slovenskih podjetij in vam ponu­jamo rešitve, ki so prilagojene vašemu po­slovanju.

Bogate izkušnje: Smo zaupanja vreden partner, ki je sodeloval s številnimi podjetji v različnih panogah, od proizvodnje do storitve­nega sektorja.

Inovacije na dosegu roke: Stalno sledimo tehnološkim trendom in zagotavljamo, da so naše rešitve vedno na čelu digitalne preobrazbe.

Kontaktirajte nas danes in se pogovorite z našimi strokovnjaki o rešitvah, prilagojenih vašim potrebam. Pišite na info@konicaminolta.si ali nas pokličite na (01) 568 05 00. Skupaj bomo izboljšali vaše poslovanje!